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Gérer le « onboarding » d’un nouveau collaborateur

Est-ce-que vous avez un process pour gérer l’arrivée d’un nouveau collaborateur – communément appelé le « onboarding » – dans votre entreprise ? 

Plus ou moins formalisé, certainement mais avez-vous pensé à tout ?

Le processus d’onboarding commence plusieurs semaines ou plusieurs mois avant l’arrivée du collaborateur

Ce process d’arrivée commence à la date où ce futur collaborateur a donné son accord sur les conditions du contrat de travail que vous lui avez proposé. Cela peut donc commencer plusieurs mois avant son arrivée effective dans les locaux de l’entreprise.

La première information à définir est la date d’arrivée : c’est souvent assez simple mais cela peut s’avérer compliqué sans certains cas où par exemple le collaborateur a un préavis à effectuer chez son actuel employeur et qu’il ne connaît pas exactement la date de fin de contrat, et qu’il souhaite poser ses congés etc…

Dans tous les cas, il est important de noter une date d’arrivée prévisionnelle. Même si elle est indicative vous ne pourrez pas être surpris un matin par le nouveau collaborateur qui débarque car finalement son ancien employeur a accepté un départ anticipé.

La communication : ni trop tôt, ni trop tard

Si le délai est relativement long (plus de 2 mois), il y a une probabilité faible mais qui existe que cette personne change d’avis avant son arrivée et qu’elle choisisse un autre poste qu’elle trouve finalement plus intéressant.

C’est pourquoi ne fanfaronnez pas trop vite sur cette nouvelle arrivée au risque de vous retrouver devant une déconvenue publique.

Reprenez contact régulièrement avec le futur nouvel arrivant pour qu’il se sente attendu.

Avant le jour J, il y a le jour J-1 ?

Le jour J-1, vérifiez que son espace de travail est prêt : son bureau et ses outils informatiques évidemment mais aussi des post-it, un bloc note, des stylos, un pot à crayon.. et éventuellement des goodies de votre entreprise qui lui permettront de se sentir intégré dès son premier jour.

Et que faire le jour J ? 

Le jour de l’arrivée de votre nouvelle recrue, assurez-vous d’être là avant lui ou elle. Quitte à prendre de la marge pour anticiper les éventuels bouchons ou retards de transport en commun. C’est un point important : imaginez vous arriver essoufflé devant votre nouvelle recrue qui attends toute seule dans le froid… C’est aussi le meilleur moyen de bien vérifier que l’espace de travail est opérationnel. Quelqu’un aurait pu se servir du « bureau vide » comme emplacement de stockage provisoire pour un stock de cartouches d’encre fraîchement reçues.

Pour cette première journée, prenez votre temps : visite des locaux, présentation aux personnes de l’étage, discussion ouverte etc… Ne plongez pas trop rapidement dans le travail opérationnel afin que la personne que vous allez former puisse prendre ses marques en toute confiance.

Une dernière chose : le déjeuner. Préparez un déjeuner avec quelques collèges et proposez à votre petit(e) nouveau(elle) de se joindre à vous. Cela lui permettra de mieux connaître son environnement de travail en dehors des locaux.

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