La collaboration entre les équipes RH et IT

Un développement technologique à deux niveaux

Dans le contexte de développement technologique que connaissent aujourd’hui les entreprises, un service semble affronter plus de freins que les autres: le service RH. Même si les contraintes et les opportunités liées à cet accroissement semblent avoir été intégrées, on observe toujours une réticence voire un refus total à l’adoption de ces innovations.

Au-delà du décalage technologique visible, c’est une réelle problématique de communication qui se pose ici. Plus d’un cinquième des processus de gestion RH est toujours effectué manuellement (22%). C’est autant de démarches sur lesquelles la synchronisation entre les services n’est pas optimale aujourd’hui. L’implémentation d’outils technologiques dans les processus de gestion a pourtant véritablement fluidifié les échanges entre les services et représentent donc un apport stratégique non négligeable.

Un message commun mais des canaux différents

Les conflits et les fuites d’informations entre les services RH et les services informatiques notamment viennent en partie du fait que ces deux entités évoluent dans des écosystèmes de travail radicalement différents. Alors que les RH possèdent un environnement et des processus fortement manuels, les services informatiques sont précurseurs dans l’automatisation des tâches.

Les deux profils rentrent pourtant en contact à des moments clés pour l’entreprise : les arrivées et départs des collaborateurs. La qualité de ces deux points passe pourtant en grande partie par la capacité des RH et des IT à se synchroniser dans leurs tâches. Dans le cas où une mauvaise communication est assurée, des dysfonctionnements apparaissent et c’est le collaborateur qui subit les dégâts, entachant l’image de l’entreprise au passage.

Confronter ces deux univers et leur demander de trouver un compromis sans parler le même langage, en voilà un défi !

Une gestion encore inadaptée

Actuellement, le moyen de communication entre les RH et les IT le plus observé est l’email. Quand l’arrivée d’un collaborateur est prévue, le RH va effectivement envoyer un email pour demander à l’IT de créer l’utilisateur. La relation est toujours très descendante et n’autonomise pas du tout le RH dans ce type de tâche laborieuse. 

Le support email en lui-même n’est pas adapté à la récurrence de l’action. Le contenu de l’information est en effet presque toujours le même, seul le nom de l’utilisateur à créer va changer. La traçabilité de l’information non plus n’est pas optimale. Si un problème apparait, il devient difficile de retrouver un éventuel fautif dans les échanges de même que la perte et/ou la suppression est récurrente.

L’absence d’outils dédiés à la synchronisation entre RH et IT révèle ce manque d’opérationnalité. Opter pour des solutions favorisant l’aspect fonctionnel de la tâche à accomplir semble donc une option pertinente.

Une complexité intégrée par Youzer

Ce frein, nous l‘avons pris très à cœur chez Youzer. La fluidification des échanges entre les profils et les services est même l’un des moteurs du développement du produit.

Sur Youzer, ce sont les RH qui gèrent la création des utilisateurs directement sur l’application. Cela notifie instantanément les profils IT de l’arrivée d’un utilisateur et ils peuvent donc anticiper plus facilement l’attribution des outils logiciels et matériels.  De même, lors d’un départ, les RH indiquent la date et l’heure du départ pour automatiser la suspension des ressources du collaborateur et donc alléger les tâches de l’IT.

L’idée ici n’est pas de surcharger les services RH avec des missions supplémentaires initialement assurées par les IT, mais plutôt de redonner du sens à certaines actions manuelles et laborieuses des RH. Gérer les collaborateurs/utilisateurs directement depuis un outil collaboratif permet d’assainir la communication entre les services sur le long terme et donc de fluidifier les process.

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Maxime Sabard

Product designer - Youzer

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