Comment Chateauform a automatisé la gestion de ses identités tout en gardant la main sur ses accès

“Aujourd’hui, grâce à Youzer, on sait que quand quelqu’un part, tout est désactivé. On ne perd rien.”

Avec plus de 2400 collaborateurs répartis dans plusieurs pays européens, Chateauform accueille chaque année des milliers d’entreprises dans ses lieux de séminaires et de formation.

Présente dans plusieurs pays européens, Chateauform devait composer avec une gestion des droits héritée de pratiques anciennes et encore largement manuelles.

Florian Caudal, responsable SI gestion, résume bien la situation :

“Nous avions environ 1000 utilisateurs gérés à la main. Puis on nous a demandé que tout le monde ait une adresse mail. Il a fallu créer 1400 comptes supplémentaires. Là, on s’est dit qu’il fallait s’équiper.”

C’est ce déclencheur qui a amené la DSI à déployer Youzer début 2024, avec un objectif clair : reprendre la main sur la gestion des comptes, sans alourdir les processus internes.

Quelle était la problématique initiale ?

Avant Youzer, la gestion globale des identités se faisait manuellement dans Active Directory ou dans Microsoft 365.L’équipe IT gérait environ 1000 utilisateurs, jusqu’au jour où la direction a demandé de créer 1400 comptes supplémentaires pour doter tous les collaborateurs d’une adresse mail.

“Faire un script pour créer 1400 comptes, c’est facile. Le problème, c’est le turnover et les départs. C’est là que Youzer nous a changé la vie.”

Florian résume bien le défi : créer des comptes en masse restait faisable, mais assurer leur mise à jour et leur désactivation devenait impossible sans outil.

C’est ce constat qui a conduit la DSI à chercher une solution capable d’automatiser les processus, tout en gardant la main sur les cas spécifiques.

Les équipes ont donc choisi de conserver une partie manuelle pour l’instant le temps de correctement concevoir l’attribution des comptes, mais l’offboarding est désormais totalement automatisé.

Résultat : plus de comptes oubliés, plus de licences actives à tort, et une visibilité totale sur les actions réalisées.

Pourquoi avoir choisi Youzer ?

Le projet d’attribuer une adresse mail aux 1400 utilisateurs était là mais il avait toujours été repoussé faute d’outil adapté. L’équipe IT préférait continuer à gérer les comptes à la main.

Tout a changé avec l’arrivée du nouveau DSI, Dimitri Chevtchenko, qui avait déjà utilisé Youzer dans une précédente expérience et savait que la solution pouvait répondre à ce type d’enjeu.

“On savait qu’il nous fallait un outil. Après la démo, on était emballés, pressés même de le déployer !”

Ce choix s’est confirmé rapidement : Youzer offrait la souplesse nécessaire pour s’adapter à un environnement hétérogène — Active Directory, Microsoft 365, Talensoft, GLPI — sans refonte du SI ni projet long et coûteux.

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Comment Youzer a-t-il été mis en place ?

Le déploiement n’a pas été linéaire. Chateauform a connu une phase de rodage, notamment à cause de connecteurs RH complexes (Talensoft) et de briques de Youzer en cours de déploiement sur certaines demandes.

L’arrivée de Christophe, chef de projet intégration chez Youzer, a marqué un tournant.

“C’est le jour et la nuit avant et après Christophe. Il a tout fluidifié. Il nous a expliqué plein de tips qu’on ignorait, et depuis, tout fonctionne parfaitement.”

Aujourd’hui, trois personnes de l’équipe IT utilisent Youzer au quotidien. L’outil est connecté couvrant la majorité des besoins actuels.

Et la suite est déjà en préparation : le service RH doit prochainement rejoindre la plateforme pour fluidifier la création des identités, avant une possible extension à la gestion des véhicules, preuve de la flexibilité du système.

Quels bénéfices concrets constatés ?

Le premier bénéfice, c’est la fiabilité des offboardings :

“Quand quelqu’un part, Youzer met son compte en boîte partagée, suspend tout et retire licences et groupes. C’est carré, on ne perd rien.”

Mais les workflows automatiques ont aussi changé la donne au quotidien, notamment lors des changements de poste ou de mobilité interne.

Dans une organisation où ces mouvements sont fréquents, Youzer met désormais à jour les groupes et les droits sans intervention manuelle.

“Aujourd’hui, grâce aux workflows basés sur les changements de valeurs, tout se met à jour automatiquement : le poste, le groupe, les accès.”

Florian souligne ainsi que ces automatisations lui permettent d’éviter les alignements manuels et de garantir la cohérence des droits après chaque mobilité.

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Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées ?

Pour Florian, le point fort de Youzer, c’est la souplesse des workflows et la possibilité d’automatiser l’ensemble des actions récurrentes.

“Le gros plus, c’est qu’on peut tout automatiser en ajoutant les bonnes notifications, c’est super important.”

Comment se passe l’accompagnement ?

Le ressenti est sans équivoque : la relation client fait partie des forces de Youzer.

“Quand on a une question, on a une réponse dans la journée. Si ça ne suffit pas, on a un rendez-vous dans la semaine. Ce côté-là est fantastique.”

Florian souligne aussi l’importance du portail d’idées : les suggestions clients y sont écoutées et intégrées dans la roadmap.

“L’outil évolue en fonction des besoins. C’est rare, et c’est ce qui fait la différence.”

Quelle vision à long terme pour Youzer chez Chateauform ?

Youzer n’est plus un projet IT, c’est une brique intégrée du système d’information.

Après l’IT, le prochain chantier est l’ouverture vers les RH — pour fluidifier encore davantage la création des identités — et même la gestion des véhicules, preuve de la flexibilité de la plateforme.

À terme, la mise en place d’une matrice de droits claire permettra de pousser plus loin encore l’automatisation.

Recommanderiez-vous Youzer ?

“Oui, sans hésiter. D’abord pour les automatisations, fiables et traçables. Et surtout pour la communication avec l’équipe Youzer : réactive, complète, humaine.”

Youzer a permis à Chateauform non seulement de sécuriser sa gestion des identités, mais aussi de mener des projets qui n’auraient pas été possibles autrement.

“Si on n’avait pas Youzer, on n’aurait pas pu faire ces projets-là. Clairement.”

Florian apprécie particulièrement la capacité de l’équipe à rester à l’écoute et à faire évoluer le produit au rythme des besoins clients.

“Je suis quand même fan de Youzer. Attention, je pointe les difficultés du début parce que je trouve que c’est important de voir l’évolution que vous avez eue — et c’est justement cette capacité à évoluer qui fait votre force. Votre outil devient une masterclass, c’est important.”

En résumé

Lorsque Chateauform a dû créer 1 400 nouveaux comptes en plus des 1 000 déjà existants, la DSI a compris que le modèle manuel ne tiendrait plus.

Avec Youzer, elle a pu absorber cette montée en charge sans refonte du SI, tout en automatisant les opérations les plus critiques — notamment les départs et les changements de poste.

En un an, l’équipe IT a gagné en fiabilité et en visibilité, tout en gardant la main sur ses processus internes et en mettant en place ce gros projet.

Un projet pragmatique, né d’un besoin concret, qui montre qu’on peut automatiser efficacement sans complexifier.

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