L'onboarding IT est le processus qui permet à un nouvel employé de s'intégrer dans sa nouvelle entreprise et d'être rapidement opérationnel. Une intégration réussie implique notamment de travailler en amont sur l'axe de la logistique matérielle qui consiste à préparer tous les outils nécessaires au collaborateur. Développer une procédure d'accueil efficace passe généralement par la mise en place de stratégies que l'on pourra répéter à chaque nouvelle arrivée. Collecte d'informations, gestion des droits d'accès aux logiciels et même automatisation de certaines actions. On vous explique tout ce qu'il faut comprendre pour aborder sereinement l'onboarding IT en entreprise.
On ne le dira jamais assez : il est essentiel de mettre en place une procédure d'accueil des nouveaux employés. Également connue sous le nom d'onboarding, son existence est essentielle pour toute organisation dans le but d'assurer le bien-être au travail et la productivité du nouveau collaborateur. Ce protocole à mettre en place se veut équitable en matière d'objectifs et de résultats : un employé bien dans son équipe peut faire une différence significative dans la croissance globale de l'entreprise.
S'il ne fait aucun doute que l'onboarding est une étape indispensable de l'arrivée d'un nouveau collaborateur, l'organisation de cet accueil peut parfois virer au casse-tête logistique.
La majorité écrasante des entreprises dispose de nos jours d'une procédure bien ficelée d'intégration des nouveaux employés. Celle-ci se présente généralement sous la forme d'une check-list ou bien d'un agenda. Plusieurs éléments entrent en ligne de compte dans la réussite de ce processus.
La communication entre les départements RH et les services IT est plus que jamais indispensable dans le cadre de la préparation de l'intégration d'un employé. En effet, l'une des phases capitales au bon déroulement d'une première journée réside en la préparation des accès aux logiciels utiles pour le travail. Le salarié pourra de la sorte prendre ses marques, gagner plus rapidement en autonomie et donc être opérationnel dans de plus courts délais.
De manière concrète, le département informatique devra veiller à ce que les accès aux différents logiciels installés sur l'ordinateur de travail soient fonctionnels. C'est principalement pour cette raison qu'une bonne communication avec le département RH doit être établie afin que celui-ci transmette en temps et en heure les informations essentielles requises :
- Nom et prénom : afin de créer les identifiants de l'employé
- Fonction exercée au cœur de l'entreprise : ceci permet d'installer et d'activer les licences des logiciels inhérents au métier
- Date d'arrivée dans l'équipe : toujours dans l'optique d'anticiper l'onboarding puisque tout devra être prêt et fonctionnel le jour J
Toujours dans la lignée de l'anticipation, il est important de prévenir en avance les futurs collègues directs et indirects de l'arrivée d'une nouvelle tête dans l'équipe. Le but de l'opération étant que chacun puisse accueillir chaleureusement le nouvel employé lors de son entrée dans les lieux.
L'onboarding IT d'un nouvel employé consiste à mettre en place tous les éléments nécessaires à sa prise de poste en bonnes conditions. Ce point concerne aussi bien le matériel informatique physique (chaise, ordinateur, clavier, souris, bureau...) que l'aspect dématérialisé (création de boite e-mail, installation et activation des accès aux logiciels). Afin de permettre à l'employé de communiquer plus facilement avec ses pairs, on portera une attention particulière à la mise en route des logiciels adéquats. Il est recommandé de s'occuper en amont de la création de la boite e-mail, sans oublier les autres outils de communications tels que Office 365, G-Suite ou Slack par exemple.
On pensera également à respecter les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique, notamment celles se rapprochant de la transmission des accès. Ce type de données étant qualifiées de sensibles, l'idée d’un bloc-notes contenant les identifiants (dont les mots de passe) griffonnés à la main sera rapidement jetée aux oubliettes. Pour des raisons de sécurité évidentes, on recommandera dans cette situation l'instauration d'un mot de passe provisoire que le salarié modifiera dès sa première connexion à l'outil en question. Il est d'usage de prévoir un créneau dédié à la remise du matériel informatique. Ce laps de temps devra être assez large pour permettre à l'employé de se familiariser avec ses outils de travail et poser des questions.
En fonction de la taille de l'entreprise et du nombre d'outils numériques utilisés par les équipes, il peut être judicieux de se pencher vers des systèmes informatiques permettant d'automatiser le processus de synchronisation des accès aux outils numériques. Ces solutions permettent de créer un lien entre les données issues des interfaces utilisées par les services RH et le personnel rattaché au domaine IT. L'usage de tels systèmes permet au département informatique de retrouver les éléments nécessaires concernant les salariés de l'entreprise, évitant ainsi les allers-retours entre les services concernés.
Dans le jargon technique, ce type de logiciel s'appelle un IAM (Identity Access Management)ou logiciel de gestion des identités et des accès. Ces solutions informatiques permettent généralement une personnalisation avancée de manière à offrir une interface bien plus simplifiée pour les RH que pour le personnel IT.
