Gérer le « onboarding » d’un nouveau collaborateur

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Gérer le « onboarding » d’un nouveau collaborateur

Une petite anecdote – pas si anecdotique sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Est-ce que ça ne vous rappellerait pas une situation déjà vécue ?Une petite anecdote – pas si anecdotique sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Est-ce que ça ne vous rappellerait pas une situation déjà vécue ?

(le nouveau) – Bonjour, je suis Pierre, on m’a dit de venir ici à 9h parce que je viens d’être embauché au service marketing.

(l’assistante) – Ah ? Euh je ne suis pas au courant, patientez je vais me renseigner…

C’est le premier jour, et ça commence mal… Pour un nouveau collaborateur, arriver dans une nouvelle entreprise c’est un peu comme une rentrée : souvenez-vous, ce mélange de stress et d’excitation, la découverte d’une nouvelle classe, de nouveaux professeurs et chaque année la même bonne résolution : « cette année, je vais être parfait »

Sauf que, si lors de votre arrivée, tout le monde est indifférent, que vous n’avez pas de bureau, pas d’ordinateur… votre motivation peut rapidement s’émousser.

welcome on board !

L'onboarding c'est quoi ?

L’onboarding ce sont tous les processus qui permettront d’accueillir le nouveau collaborateur dans de bonnes conditions. Ce sont toutes ces choses qui, justement, lui donneront l’impression d’être attendu.

L’intérêt de pratiquer un onboarding est double :

  1. intégration : un collaborateur bien accueilli va se sentir plus vite ‘chez lui’. Le sentiment d’appartenance est crucial pour un collaborateur, il aura plus de raisons de s’investir pour l’entreprise, de s’y sentir bien et donc de créer une atmosphère propice à un bon développement de lui-même et de l’entreprise. Cela participe aussi à l’image de marque employeur. L’onboarding pour certains métiers tendus peut même être décisif dans la décision de rester ou de partir pour le collaborateur.
  2. productivité : quand un collaborateur arrive dans de bonnes conditions, il pourra être opérationnel plus rapidement. Un collaborateur qui n’a pas tout ce qu’il faut pour travailler va solliciter davantage ses collègues et perdre rapidement en motivation.

Les bonnes pratiques pour accueillir un nouveau collaborateur

1. Informez largement les futurs collègues (directs ou indirects)

On pense principalement à l’implication des RH pour l’accueil d’un nouveau collaborateur, pourtant eux, ne sont que la partie ‘institutionnelle’ et contractuelle de l’arrivée. Ceux qui vont être le plus scrutés par le nouvel arrivant seront ses collègues.

Si son arrivée est attendue et qu’il croise de nombreuses personnes qui lui souhaitent la bienvenue, cela le mettra dans une ambiance positive immédiatement.

En revanche, il ne faut pas que ce soit un feu de paille et que passé la première journée, il arrive dans l’indifférence la plus totale. Faites attention que durant les premières semaines il ne mange pas seul ou qu’on lui propose de participer aux pauses café qui sont un moment informel incontournable pour créer des liens avec ses collègues.

Bienvenue dans l'équipe

2. Le welcome pack

Le collaborateur n’est pas non plus spectateur de son intégration c’est pour cette raison qu’il faudra lui proposer d’aller vers de nouvelles personnes par des réunions de travail au-préalablement organisée.

On pourra lui fournir un organigramme pour qu’il se familiarise tranquillement avec l’ensemble des collaborateurs et qu’on lui fournisse un kit institutionnel pour qu’il intègre les valeurs, les objectifs etc…

C’est le moment aussi d’introduire les réseaux d’entreprise pour discuter comme Slack, Teams, Workplace … mais aussi les espaces de stockages des dossiers.

N’oublions pas l’essentiel ^^ son bureau, son espace de travail, son matériel, ses logiciels etc.

Matériels nécessaire à l'arrivée d'une recrue

On pense presque toujours au bureau, à l’ordinateur ou à la chaise mais on oublie souvent ce qui n’est pas visible : les accès informatiques, les logiciels… En effet, à quoi bon avoir un joli pc sur son bureau si l’utilisateur n’a pas d’identifiant ? Et comment peut-il commencer à travailler sans boîte mail ?

Des petits goodies sont toujours les bienvenus à ce moment là 😁

3. Si vous êtes le manager direct, préparez la première demi-journée d’accompagnement

Et ne précipitez pas les choses : prenez le temps de l’accueillir et de le mettre en confiance. Si vous êtes surchargé de travail et que cette arrivée vous encombre, faites l’effort de ne pas le montrer et arborez votre plus grand sourire. Montrez que vous êtes à l’aise et détendu. Ces efforts vous seront rendus au centuple par ce nouvel arrivant lorsqu’il sera opérationnel.

Il est aussi envisageable de décaler son arrivée d’un jour ou deux pour être plus présent à son arrivée si une urgence vous tombe dessus la veille ou l’avant-veille. Vous pouvez en discuter avec lui afin qu’il ne se sente pas rejeté.

Planning d'arrivée pour les recrues

Profitez de cette demi journée pour le présenter à tout le monde en visitant les locaux de l’entreprise. Expliquez en 2 mots ce dont cette nouvelle tête sera en charge. Si vous êtes nombreux scindez cette visite en deux, par exemple une moitié le matin et l’autre l’après-midi. Cela permettra au collaborateur ‘d’ingérer’ la quantité d’informations et aussi aux plus timides de réduire le stress engendré par cette quantité de nouvelles rencontres.

4. L'après 'premier jour'

Très bien, jusque là vous avez fait un sans faute, tout le monde joue son rôle d’accueillant parfaitement puis pfffff les semaines, mois qui suivent plus rien.

On le sait, on ne sent pas chez soi en 5 jours. Quand on repense à nos débuts, il nous aura fallu du temps pour se sentir totalement à l’aise avec l’entreprise, les collègues, le travail et les méthodes.

Il est important que les ressources humaines et le manager s’organisent pour planifier des points d’étapes. Il est important d’en parler avec transparence au collaborateur à son arrivée, de cette manière il ne le vivra pas comme des bilans puisqu’il sera prévenu. Vous pouvez les planifier pour son 1er mois, 3ème mois, 6ème mois et 1ère année.

Ces points ne doivent pas être des comptes-rendus du travail de la personne mais des points de ressentis pour les deux parties. Cela permet de discuter d’incompréhensions, de petits malaises ou autre mais aussi de ce qui va, ce qui plait etc…

Ces points entre manager et collaborateur peuvent se faire dans un cadre moins formel afin d’ouvrir la conversation.

Points régulier à l'arrivée d'un collaborateur

5. Les outils d'aide au onboarding

Vous pouvez vous dire, génial j’ai tout ce qu’il faut sur le papier sauf qu’on sait bien que dans la vie réelle, tout ne fonctionne pas à merveille.

Comment faire pour qu’il n’y ait pas d’accros dans ce processus ? Aidez-vous de solutions, il y en a pléthore sur le marché. Les solutions SaaS ont cet avantage de ne pas nécessiter une installation lourde et des paramétrages complexes et ont une bonne flexibilité.

Vous pouvez déjà regarder sur vos outils existant ce qui se trouve. Votre logiciel de paie, votre SIRH ont peut-être des briques pour faciliter les workflows comme l’envoie d’un mail quelques jours avant l’arrivée d’un collaborateur pour lui rappeler les informations essentielles lieu, jour, heure d’arrivée, nom du manager …

Vous pouvez aussi lui envoyer des documents de présentation qui lui permettront de se familiariser avec l’entreprise, les produits ou même le planning de son intégration.

N’oubliez pas à ce moment la partie technique de l’onboarding, celle des créations de comptes. Il y a là un flou entre les RH, le manager et l’informatique pour ce qui est du matériel et accès. Vous ne le saviez peut-être pas mais il existe aussi des logiciels qui automatisent les créations de comptes.

Maintenant que vous êtes un as de l’onboarding humain, je présente un autre versant de l’onboarding tout aussi important : l’onboarding informatique.

workflow de l'onboarding en entreprise

L'onboarding informatique, qu'est-ce que c'est ?

L’onboarding informatique c’est l’ensemble des actions mises en place pour permettre un bon accueil du nouveau collaborateur du point de vue informatique. Cela regroupe l’ensemble de ce qui touche au service informatique : matériels et comptes.

Assurez-vous que son matériel est présent et opérationnel le jour J mais surtout assurez-vous que la transmission des accès a été faite selon des règles de sécurité. On oublie donc le mot de passe posé sur un post-it sur le pc du collaborateur 😉.
Une autre règle qui devrait être acquise dans toutes les entreprises mais le premier mot de passe est temporaire et le salarié doit être invité à le changer dès sa première connexion.
Comme nous l’avons vu précédemment, un collaborateur sans boîte mail est forcément bloqué, pensez en amont aux différents paramétrages des instances comme Active Directory, mail, Google workspace / Office 365, Slack…
La téléphonie aussi doit être prête.
Pour cela l’informatique aura sûrement besoin d’informations administratives que détiennent les RH, il faudra que les deux services se mettent en relation en amont.

Pour cela pensez automatisation ! En effet, il existe de nombreux logiciels qui permettent de faire un lien entre le SIRH et l’Active Directory (ou similaire) afin de recueillir les informations nécessaires sans déranger systématiques les personnes des services IT et RH. Vous pourrez même automatiser la création des comptes. Les paramétrages se font en une seule fois et le risque d’erreurs est éliminé.

Un logiciel de gestion des identités et des accès (IAM) est donc un véritable atout dans l’onboarding d’un collaborateur.

Voici quelques questions à se poser sur le logiciel :

La compatibilité des logiciels

Coût et connexion (cloud)

Afin de préparer votre onboarding, vous pouvez connecter à l’aide d’une solution d’IAM l’ensemble de vos logiciels et applications pour des créations de comptes facilités et des synchronisations d’informations : qui arrive, qui part.
Assurez-vous que la solution puisse se connecter à un maximum de vos logiciels.

Veillez à comparer les solutions, certaines ont des tarifs très chers car elles s’intègrent dans des briques plus vaste que de l’IAM. D’autres sont on-premise, c’est-à-dire stockées sur vos serveurs ce qui alourdi le logiciel.
Regardez aussi la facilité de connexion à la solution, si celle-ci est en SaaS vous pourrez vous connecter de n’importe où.

La facilité d'utilisation de la solution

Adaptée à la taille de mon entreprise

Une solution d’IAM peut vite devenir extrêmement complexe d’utilisation.
Assurez-vous que tout le monde s’y retrouvera lisible et efficace pour les RH, un paramétrage approfondi pour les IT, une interface fluide pour les managers.

Il existe tout type de solution d’IAM, des solutions ultra complexes et adaptées à de très grosses entreprises mais dont la mise en place et la prise en main sont complexes. Il existe aussi des solutions pour les ETI et PME faciles à prendre en main qui répondent parfaitement à un flux d’arrivée important, à une automatisation des processus tout en assurant la sécurité de vos identités et de vos accès.

Un processus d’onboarding est donc crucial mais le départ d’un collaborateur ne doit pas non plus être traité à la légère. C’est pour cela que son confrère l’offboarding, moins connu et moins populaire et aussi une étape incontournable dans la vie d’une entreprise.

L’offboarding, comme l’onboarding comporte ses points clés et ses risques, veillez à ne pas le délaisser !

Youzer spécialiste de la gestion des utilisateurs et de leurs comptes aide les entreprises à gérer leur processus d’arrivée et départ. Youzer intègre un processus de workflows afin d’aider RH et IT à maîtriser leur onboarding humain et informatique.

François Poulet
Product Manager

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