Un processus de Offboarding est-il vraiment nécessaire ?

Le offboarding qu'est-ce que c'est ?

Lors du recrutement d’un collaborateur, il se passe trois étapes majeures pendant sa période en entreprise :

• Son arrivée dans l’entreprise, qui déclenche généralement un processus de onboarding,
• Son évolution au sein de l’entreprise (changement de poste manager, responsabilité…),
• Son départ, au moment duquel un autre processus est mis en place à savoir le offboarding.

Peu importe la raison du départ, qu’elle vienne du salarié ou de l’employeur, il est important de ne pas négliger ce départ tant pour l’image marque employeur que pour des raisons de sécurité.

Pourquoi un processus de offboarding est-il important ?

Le onboarding bien géré, le offboarding de côté

Tout le monde pense à l’amélioration de l’accueil d’un collaborateur dans une entreprise. Les RH veulent qu’il se sente bien accueilli, le manager souhaite qu’il soit opérationnel rapidement. Le processus de onboarding est donc souvent réfléchi et mis en place par des actions concrètes.

En revanche, lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, les RH se contentent généralement de la partie administrative (solde de tout compte, …), le manager est concentré sur le replacement de la personne qui s’en va et le processus de offboarding est un peu laissé de côté.

Il est pourtant primordial d’accompagner le départ un salarié qui quitte l’entreprise, que ce soit à cause d’un licenciement ou de son plein gré.

Pas sexy, pas d’intérêt de passer du temps avec un salarié qui va bientôt partir, les RH et parfois les managers négligent ce départ.
Chacun pourrait se dire, oui mais, il n’y a pas de grands enjeux dans le départ d’un employé, ce n’est pas comme dans son arrivée, on n’attend rien de lui !

Les enjeux du offboarding

Le départ d’un salarié doit être vraiment pris au sérieux pour 3 raisons :

• le salarié va probablement rester dans le même domaine et va propager une image de l’entreprise qu’il a quitté à ses nouveaux collègues, clients, son réseau…
• les réseaux sociaux et autres sites d’avis sont les premiers auxquels va penser le salarié s’il n’est pas satisfait de son ancienne entreprise et que son départ ne s’est pas déroulé de façon satisfaisante. Cela pourrait déclencher le ‘petit plus’ qui va faire passer le salarié à l’action pour un mauvais commentaire.
• Il est de plus en plus fréquent qu’un salarié revienne travailler dans son ancienne entreprise. Il revient avec plus de compétence et une connaissance de l’entreprise ce qui en fait un atout non négligeable. Il est donc crucial de laisser une bonne image à son collaborateur qui part.

Le processus du offboarding, que faire ?

Voici des éléments importants à ne pas négliger lors du offboarding d’un de vos collaborateurs :

Côté humain

• Annoncer le départ à l’équipe : on connait bien la puissance des bruits de couloir ! Il est donc très important que l’équipe direct ne soit pas au courant la dernière 😉 C’est aussi le moment d’organiser un pot de départ.

• Transférer les connaissances : il est important de faire une passation à l’équipe et/ou au nouveau collaborateur. C’est le moment où le collaborateur donne ses procédures, ses missions en cours etc…

• Organiser un entretien final : c’est le moment de faire le point sur le chemin parcours en entreprise. C’est aussi un moment où le collaborateur se sent le plus libre pour parler, vous pourrez à ce moment là obtenir des informations plus sincères sur les points positifs et négatifs qu’il a vécu dans l’entreprise. C’est vraiment un moment pour obtenir un feedback de qualité (si bien sûr on est assez mature pour le recevoir et ne pas se braquer !).

• Rester en contact : ne pas fermer les portes que ce soit dans cette entreprise ou même pour une collaboration future ailleurs. Qui n’a jamais eu à recroiser un ancien collègue dans un contexte totalement différent ? On ne connait pas l’avenir alors on fait attention aux bonnes relations 😉. Si les relations sont bonnes, il serait intéressant de proposer un repas quelques mois après le départ du collaborateur pour prendre de ses nouveaux. N’oubliez pas non plus LinkedIn qui est le réseau pour garder des contacts pro avec quelqu’un.

• Gérer l’administratif : c’est le b.a.-ba dans un départ pourtant il arrive encore de devoir réclamer des papiers administratifs. Attention, la loi est stricte quant au départ.

85% des personnes interrogées seraient prêtes à parler positivement de cette société autour d’eux si leur départ se passait bien.

Etude Hays 12/2019

Côté technique

• Clôturer ou suspendre ses comptes : il est important de supprimer ses accès réseau, logiciels ou encore accès physiques à l’entreprise afin que l’utilisateur qui ne fait plus partie de l’entreprise soit sorti des effectifs mais aussi du périmètre du SI. Dans beaucoup d’entreprises (y compris des grands groupes), de nombreux collaborateurs partis depuis plusieurs mois ont toujours leurs accès ouverts, ce qui peut générer des problèmes de sécurité important. Par ailleurs, la désactivation correcte des comptes d’un utilisateur parti permet de réaliser des économies significatives : réattribution des licences aux nouveaux utilisateurs
• Transférer les droits utilisateur : portez une attention toute particulière aux salariés ayant des droits administrateurs sur des outils puissants. Un commercial par exemple qui a toujours accès au CRM de l’entreprise (Salesforce, CRM Dynamics…) dispose de toutes les informations pour aller solliciter son ancien client pour le compte de son nouvel employeur.
• Demander la restitution du matériel : votre collaborateur aura forcément eu des badges, clés d’accès, peut-être du matériel informatique. Pour des raisons évidentes de sécurité et de coûts il est primordial de bien noter au préalable les prêts et de demander la restitution le jour du départ.

Automatiser l'offboarding, est-ce possible ?

Personne ne vous demande d’avoir une mémoire d’éléphant ! Heureusement on peut mélanger humain et informatique dans ces processus.
Il existe de nombreuses solutions d’offboarding. Vous pouvez en trouver qui ne gèrent que cela, vous pouvez aussi en trouver qui gèrent onboarding et offboarding ou d’autres plus orientées sécurité.

Nous proposons une solution qui vous aidera sur l’offboarding mais aussi sur la sécurité de votre SI de manière générale.

Vous pouvez ainsi pour toute la partie ‘humaine’ créer des checklist que vous pourrez utiliser au sein des RH et les envoyer aux managers concernés.

Pour la partie ‘technique’ il vous suffira d’automatiser vos actions à l’aide de workflows. Ainsi en reliant votre SIRH et votre Active Directory ou similaire à votre solution vous pourrez automatiquement :

• Désactiver/suspendre des comptes : lors du départ d’un collaborateur, vous pouvez suspendre ses ressources logicielles.
• Notifier les départs : les manager, RH et service IT reçoivent une notification avant le départ du collaborateur afin de préparer au mieux son départ.
• Surveiller votre stock : comme vous avez rempli au fur et mesure tout ce que vous prêtiez au collaborateur, il est très facile le jour de son départ d’avoir connaissance de l’ensemble des ressources dont il dispose et de lui demander la restitution. Ça vous permettra de gérer correctement votre stock de matériel et d’éviter les multiples fichiers Excel !