Simplifiez la gestion de stock matériel informatique

Mélanie Lebrun

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Responsable marketing chez Youzer

05/2019

Articles
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Automatisation ITSM
Découvrez comment une plateforme peut vous aider à gérer le stock matériel de tous vos collaborateurs. Gestion centralisée, reminder...

Sommaire

Du matériel, chaque entreprise en possède. C’est quelque chose d’essentiel dont chaque collaborateur a besoin, que ce soit du matériel, de clés, d’un smartphone, d’une voiture etc. Toutes ces choses, l’entreprise peut éventuellement les fournir pour avoir un employé autonome et avec de bonnes conditions de travail.

L’attribution de matériel informatique devient de plus en plus conséquente en entreprise et la gestion des flux est un casse-tête.

Quand un collaborateur quitte l’entreprise, difficile de se souvenir de tout le matériel qui lui a été prêté et là vive la logistique 🤯 !

Qui a quoi ? Cette question que l’on se pose mais pour laquelle la réponse n’est pas si simple.

La (non) coordination

La gestion du stock est difficile surtout si la logistique est chaotique. Entre la casse, la perte, les oublis, les commandes… Il est difficile de bien gérer sa rotation des stocks surtout si des inventaires ne sont pas réalisés régulièrement.

Les coûts de gestion s’accumulent, l’entreprise et les salariés sont perdants.

La communication et la rigueur sont les clés du bon fonctionnement mais celles-ci ne sont pas toujours au rendez-vous, même de façon involontaire.

Il est donc possible de gérer son matériel sur un bon vieux fichier Excel.

Cela étant, il reste plusieurs petits couacs :

  • Est-ce que tout le monde peut intervenir dessus ?
  • Est-ce qu’il faut nommer une personne en charge et dans ce cas, si elle n’est pas disponible au moment de la prise du matériel, comment l’informer ? Par mail, une petite note volante ?
  • L’info sera-t-elle bien prise en compte ?

Autant de questions qui posent un problème.

Picto excel

L’autre aspect complexe, c’est définir les champs importants sans que ce fichier devienne trop complexe.

Plusieurs informations seront à retrouver comme l’ID, le type de matériel, la description, la référence, le fournisseur, la date d’acquisition, la date de révision du matériel si cela a du sens, la date de réapprovisionnement, la quantité attribuée, la quantité totale et donc la quantité restante, le stock défectueux...

Ce tableau doit ensuite être partagé avec les RH afin qu’elles soient en mesure de réclamer la restitution du matériel au moment du départ.

On comprend à partir de là que ce document est complexe à réaliser car il faut avoir une vue globale, une vue par utilisateur et une vue par matériel.

La gestion ne peut se réaliser à la main bien longtemps, la logistique est vraiment complexe. De plus, certaines informations sont difficiles à gérer avec un fichier Excel :

  • l’obsolescence du matériel
  • une sur utilisation du matériel
  • une sous utilisation du matériel
  • des données sur l’état de la batterie, de la RAM, du stockage
  • des données sur les mises à jour logicielles à réaliser
  • le réassort

Création des comptes

Suite à l’étape d’attribution du matériel vient l’étape de la création, modification, suspension et suppression des comptes utilisateurs.

Effectivement, nous parlons matériel mais celui-ci est une coquille vide si la gestion des comptes n’est pas réalisée.

Que ce soit pour l’attribution de stock physique ou de logiciels et d’applications, le paramètre temps est majeur : quand le nouveau collaborateur arrive il a besoin de son équipement et de ses accès le 1er jour !

C’est un véritable casse-tête pour la société qui doit maîtriser la chaîne d’approvisionnement, l’attribution pertinente de matériel, la maintenance des produits, le suivi des besoins de chaque personne et le cycle de vie des comptes utilisateurs.

Quand l’entreprise n’est pas articulée autour d’un service informatique bien structuré, la gestion des stocks, des attributions et des accès atteint des niveaux de complexité qui impactent sur la rentabilité de l’entreprise.

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Du matériel ? Oui mais pour qui ?

Les services RH, IT, mais aussi les managers et administrateurs peuvent ainsi être en mesure de distribuer du matériel. Bien sûr, un protocole interne est nécessaire afin de savoir qui peut valider la demande de matériel et qui peut attribuer le matériel.

Par exemple, un manager peut-être celui qui accepte la demande d’ordinateur portable et un administrateur en charge du matériel peut remettre l’ordinateur au collaborateur qui en aura fait la demande (du moment qu’il voit bien la demande validée).

Autre point essentiel à réfléchir est la cohérence du prêt de matériel avec le poste de la personne ? Par exemple, si dans votre entreprise, vous fournissez un ordinateur peu puissant à une responsable marketing et que les capacités sont vite atteintes, les performances à moyen et long terme vont être dégradées.

Sur utilisation du matériel informatique

Il se peut que la personne ait une mauvaise image d’une entreprise qui ne lui fournit pas du matériel adapté à ses besoins dû aux ralentissements.

On voit dans ce cas de figure que l’optimisation du matériel a un impact fort sur le coût du renouvellement de celui-ci.

Des procédures doivent être mises en place afin d’évaluer les besoins de la personne en fonction de la puissance dont elle a besoin et des logiciels et applications qui vont tourner.

Une entreprise aime parler ROI. Une gestion optimale des stocks se fait avec :

  • un prolongement de la durée de vie des assets,
  • une supervision des données techniques,
  • une attribution adaptée des devices en fonction de l’utilisation,
  • une connaissance du parc avec une gestion du nombre de matériels actifs et inactifs,
  • une gestion des licences,

et vous permettra de faire de réelles économies.

Faire l'inventaire de son matériel informatique et relatif à la vie de l'entreprise

Si vous n’aviez jamais commencé à répertorier le matériel présent sur votre parc informatique, un grand travail vous attend !

Si vous aviez déjà une base, partez dessus 😉

Que faut-il recenser ?

  • les postes de travail fixes, les unités centrales + tout ce qui va avec (clavier, souris…)
  • le matériel mobile : ordinateur, tablette, smartphones
  • les périphériques : imprimantes, scanners…
  • le réseau : tout ce qui permet la connexion interne de l’entreprise et toutes les protections (modems, serveurs, bornes wi-fi…)

Ensuite passons à la partie plus large : matériel à répertorier relatif à la vie de l’entreprise (et aussi à sa sécurité lors d’un départ !).

  • voitures de l’entreprise
  • badges d’accès
  • clés
  • cartes de cantine

Attention à bien noter l’âge de votre matériel, il y a un cycle de vie du matériel à respecter sous peine de pannes récurrentes et de lenteurs.

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Des achats au recyclage

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, les entreprises de plus de 20 salariés ont une obligation de tri et de recyclage du matériel informatique.

Depuis le 12 avril 2023, l’État et les collectivités territoriales ont une obligation de recyclage (réemploi et de réutilisation des matériels informatiques réformés) pour atteindre les 50% en 2025.

C’est donc un véritable enjeu que d’optimiser cette gestion.

recycler matériel informatique

S’offre à vous plusieurs possibilités :

  • faire appel à un professionnel agréé
  • apporter vous-même le matériel dans un point de collecte
  • réaliser un partenariat avec une association pour donner une seconde vie à votre matériel

→ Les dépenses informatiques représentent un poste important sur lequel la marge de manœuvre est la plus importante de l’entreprise.

→ L’impact environnemental du matériel est très fort mais c’est aussi une variable sur laquelle on a la plus grande marge de manœuvre.

= pour une entreprise, la prise en charge de son parc est un enjeu économique et écologique.

Je vous invite à cette étape de l’article de faire un point !

  • les achats doivent être finement négociés pour ne pas exploser votre budget → avez-vous un spécialiste des achats en interne ou attribuez-vous la mission à quelqu’un dont ce n’est pas le métier principal ?
  • les ruptures de stock, les réassorts, les licences logicielles doivent être gérées
  • une attribution du stock matériel doit être contrôlée
  • les comptes pour les utilisateurs (qui sont une compétence différente de la gestion du stock) doivent être créés en temps et en heure et doivent être suivis tout au long de la présence et du départ du collaborateur
  • le matériel doit être recyclé et sa durée de vie allongée le plus possible
  • le ROI doit être mesuré

Quelles solutions ?

Fort de ce constat, on fait quoi ? Un fichier Excel montre ses limites et ne peut convenir.

Il vous faut une solution de gestion du stock et une solution de gestion des accès. Pfffiou, ça fait beaucoup.

Bonne nouvelle, il existe une solution (et là, j’apparais comme le héros 😁) !

Rzilient est une solution française en SaaS qui répond parfaitement aux besoins des clients.

Dashboard Rzilient

Plusieurs offres vous permettent de moduler la délégation de votre parc (partiellement ou complètement) et vous avez accès à un tableau de bord vous donnant de très nombreuses informations.

Fini le brouillard :

  • vous connectez votre MDM à Rzilient pour automatiser la gestion des stocks
  • vous trackez toute votre flotte
  • vous avez une vue précise sur l’ensemble des collaborateurs dans votre entreprise à un instant T (stagiaire de moins de 2 mois, prestataire, intérimaire en plus des contrats classiques CDI, CDD et stagiaires) et des assets qui leur sont reliés
  • vous répondez à la question qui a quoi et où
  • vous avez un choix large et négocié du matériel
  • vous avez une vue technique sur le matériel avec l’état de la RAM, de la batterie, du stockage et des mises à jour
  • vous avez un support
  • vous n’êtes plus obligé d’acheter le matériel mais vous pouvez le louer !
  • vous déléguez la reprise du matériel usagé et Rzilient s’occupe de l’optimiser au maximum, si celui-ci est encore viable dans un cadre privé, il peut le donner à des associations, sinon ça part au recyclage
  • vous ne vous occupez plus des créations, modifications, suspensions et suppressions de comptes, Rzilient s’en charge

Comment ce miracle est-il possible ??

Youzer gère la partie gestion de comptes (et oui, c'est un peu notre spécialité 😎) et automatise votre SIRH avec l’ensemble de vos applications (SaaS, on premise).

Nous nous interfaçons avec l’ensemble des sources RH de votre organisation (SIRH, fichier Excel, formulaire de création d’un utilisateur) et nous synchronisons ces informations pour automatiser la gestion des comptes utilisateurs.

En simplifié, nous automatisons les arrivées et les départs, vous avez les bonnes informations au bon moment et vos utilisateurs ont leur compte en temps et en heure sans action de votre part. Au moment du départ, les comptes sont suspendus, ce qui évite de créer des failles de sécurité.

Rzilient a intégré Youzer à sa solution.

Ce qui fait que vous avez le meilleur des deux mondes : un gestionnaire du stock et un gestionnaire des identités et des accès dans un seul outil. 🎉

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