Dans cet organisme départemental de gestion des sapeurs-pompiers, le service informatique est en charge de l’ensemble des moyens numériques et de communication pour assurer la continuité des secours.
Cette structure publique coordonne les effectifs, les équipements et les transmissions nécessaires aux interventions d’urgence à l’échelle d’un territoire départemental.
Quelques chiffres notables :
- un responsable de service informatique et 4 collaborateurs dans le service informatique
- un périmètre large, allant des postes de travail aux systèmes de radiocommunication, en passant par la messagerie, les transmissions radio, la sécurité ou encore les périphériques.
- plusieurs populations à gérer : des sapeurs pompiers volontaires, des sapeurs pompiers professionnels, des personnels administratifs.
- 1 600 comptes à superviser
Leur besoin :
Jusqu’alors, le service IT gérait uniquement les comptes informatiques des sapeurs-pompiers professionnels (SPP), soit environ 250 utilisateurs. Lorsqu’il a fallu équiper en messagerie les 1 300 sapeurs-pompiers volontaires (SPV), le périmètre est passé à 1 600 comptes. Avec près de 200 mouvements par an, la gestion manuelle est vite devenue ingérable.
“On a commencé à déployer la messagerie pour tous, mais on s’est vite retrouvés en difficulté : les nouveaux arrivants n’avaient pas toujours leur compte créé à temps, et pour les départs, sans transmission automatique des infos par les RH, la gestion était compliquée.”
Arthur*, responsable du service informatique
Quelle était la problématique rencontrée ?
Pendant longtemps, l’équipe IT utilisait Microsoft Exchange pour une population restreinte et il a fallu doter tous les sapeurs-pompiers volontaires d’une adresse mail.
La charge de travail liée à la création, suspension ou suppression des comptes explosait, d’autant plus que les SPV peuvent suspendre leur engagement pendant plusieurs mois, avant de revenir. Chaque mouvement impliquait une gestion des licences, des accès, et de la traçabilité des données — autant de tâches critiques pour l’informatique, mais difficiles à maintenir manuellement.
« Dès qu’un volontaire prenait une disponibilité, il fallait lui couper l’accès, récupérer la licence, et tout documenter. On perdait trop de temps, et surtout, on n’avait aucune fiabilité. »
Arthur*, responsable du service informatique
Youzer a été pris en première instance pour cette raison précise.
Pourquoi avoir choisi Youzer ?
À l’origine, Arthur avait bien conscience qu’un besoin existait : il lui fallait automatiser les entrées et sorties pour faire face à l’augmentation du volume de comptes. Mais en échangeant avec ses homologues d’autres SDIS, il n’a rien trouvé de convaincant.
« J’ai fait un peu de sourcing, mais c’était surtout des scripts développés en interne. C’est bien pour ceux qui ont le temps et les compétences, mais ce n’est pas notre cas. »
Arthur, responsable du service informatique
Son équipe, de taille réduite, ne pouvait pas se permettre de lancer un chantier technique lourd. Ni les ressources, ni l’envie, ni le temps n’étaient réunis pour construire une solution maison (l’obligation de fournir des adresses mails aux SPV était la deadline). Il cherchait une alternative simple, fiable, déjà prête.
Youzer est alors arrivé au bon moment. L’outil correspondait exactement à ce qu’il imaginait : une solution SaaS, facile à prendre en main, avec un accompagnement disponible et une approche pragmatique.
« J’ai tout de suite su que c’était ce qu’il nous fallait. La solution était claire, accessible, et surtout prête à l’emploi. »
Arthur, responsable du service informatique
Il souligne aussi que le modèle économique est raisonnable, surtout au regard du service rendu et du confort gagné pour les équipes.
Comment Youzer a-t-il été mis en place et intégré progressivement dans l’équipe ?
Le service informatique a commencé par un usage très ciblé : la création automatique des adresses mails pour les sapeurs-pompiers volontaires. Puis, Youzer a progressivement gagné du terrain. L’équipe a enchaîné les évolutions : suppression des comptes, gestion des listes de diffusion, mise en place des workflows, envoi de SMS, puis de mails personnalisés.
« Je ne voulais pas faire un gros projet d’un coup. On avance petit à petit, on teste, on ajuste. C’est comme ça qu’on garde la maîtrise. »
Arthur assume une approche très pragmatique : pas de “big bang”, mais des incréments successifs, pensés pour répondre à un besoin concret à chaque fois. Cela permet à ses collaborateurs de rester formés, impliqués, et de ne pas perdre la main sur la logique de l’outil.
« On évite l’effet tunnel. On préfère faire un peu tout le temps, que beaucoup d’un coup puis plus rien pendant un an. »
Aujourd’hui, Youzer ne se limite plus à la gestion des mails : il structure la communication avec les services métiers, trace les habilitations, alimente la sensibilisation cybersécurité, et prépare l’intégration d’autres briques techniques comme les comptes Windows ou le SSO.
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Quels sont les bénéfices constatés ?
Les effets se sont vite fait sentir. Dès la saisie dans la base RH, un nouvel agent reçoit un SMS avec ses identifiants. Il peut accéder à ses mails, parfois même avant son premier jour de présence.
« On a gagné en efficacité, mais surtout en fiabilité. Avant, on ne savait pas toujours quand quelqu’un arrivait. Maintenant, on le sait, et tout est prêt. »
L’intégration des workflows a permis d’aller plus loin : à chaque création de compte, des emails sont automatiquement envoyés aux services concernés, comme l’habillement ou le matériel, pour anticiper la remise de dotation.
« Avant, il fallait un arrêté RH pour prévenir les autres services. Maintenant, c’est automatisé, et ça fonctionne mieux. »
Même si le gain de temps n’a pas été précisément chiffré, l’impact organisationnel est important. La charge mentale de l’équipe a baissé, la réactivité a augmenté, et les erreurs sont devenues rares.
« On ne bidouille plus. Tout le monde sait ce qu’il faut faire, et quand. »
Quelles sont les fonctionnalités les plus utilisées ?
- les Workflows
« Ce que je préfère dans Youzer, c’est le gain de temps. L’automatisation, c’est ce qui change tout. »
L’équipe utilise aussi intensément :
- Le connecteur Google Workspace pour la création automatique de comptes
- L’envoi de SMS et d’emails personnalisés
- Les dashboards de suivi des licences pour ajuster et optimiser les coûts
- Les logs de traçabilité, indispensables dans le cadre de la directive NIS2
« Aujourd’hui, si un auditeur passe, je peux tout lui montrer. Je trace tout, je suis en règle. Et ça, ça n’a pas de prix. »
Comment se passe l’accompagnement ?
L’équipe apprécie particulièrement la réactivité de l’équipe Youzer.
« Christophe (responsable support et intégration chez Youzer) a réglé un souci de SMS dans la semaine. Avec d’autres éditeurs, on aurait attendu six mois. »
Arhtur a choisi de prendre une journée de prestation pour sécuriser ses mises en place et bénéficier d’un accompagnement à la carte.
« On n’est pas des développeurs, on a besoin d’un peu d’aide. Et on l’a. »
Quelle est la vision à long terme ?
L’objectif d'Arthur est clair : faire de Youzer le point de départ unique pour tout onboarding.
« Quand un agent est saisi dans la base RH, je veux que tout le reste suive automatiquement. »
Cela inclut les comptes Windows, les habilitations matérielles, les formations cybersécurité, et même l’accès aux outils internes comme les modules RH.
« Je veux une vraie liste de tâches interservices. Un workflow qui parle à tous. »
Youzer permet déjà une interconnexion entre la base RH et les accès applicatifs. L’équipe compte désormais aller plus loin sur le SSO et l’intégration avec Active Directory.
Recommanderiez-vous Youzer ?
« Aujourd’hui, on est en recherche d’économie, on me demande parfois si j’ai vraiment besoin de Youzer. Ma réponse est simple : aujourd’hui, je ne peux plus m’en passer. »
Youzer est devenu un pilier du fonctionnement du service informatique. Il offre gain de temps, traçabilité, sécurité, et une vraie capacité à anticiper les besoins métiers. Un outil devenu incontournable dans un environnement où chaque minute compte.
Cette efficacité tient aussi à la relation avec les équipes Youzer, saluée pour sa disponibilité et sa réactivité. Arthur apprécie de pouvoir échanger facilement, d’obtenir des créneaux rapides ou de bénéficier de journées d’accompagnement si nécessaire.
« Avec Christophe (responsable support et intégration chez Youzer), on a déjà fait deux rendez-vous dans le mois. Un souci de SMS a été réglé dans la semaine. C’est rare d’avoir ce niveau de suivi. »
Arthur, responsable du service informatique
Arthur* prénom modifié pour garder l'anonymat.
