Proxiserve automatise ses 1000 arrivées et départs d'intérimaires et prestaires

Mélanie Lebrun

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Responsable marketing chez Youzer

06/2024

Articles
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Témoignages de nos utilisateurs
Proxiserve, leader dans le domaine du chauffage et de la plomberie, faisait face à un défi de taille : la gestion manuelle des accès informatiques pour ses 2500 techniciens et employés. Avec un taux de rotation élevé et de nombreux contrats temporaires, l'attribution et la révocation des identifiants prenaient des jours, voire des semaines, engendrant un mécontentement généralisé des utilisateurs. Cette situation chronophage et source d'insécurité appelait une solution d'automatisation efficace.

Sommaire

Le groupe Proxiserve, spécialiste du chauffage et de la plomberie depuis 30 ans est implanté partout en France.

Proxiserve intervient pour l’entretien, la mise en place ou le changement de chaudière par exemple.

Expert dans son domaine, il saura vous conseiller dans le choix du produit parfaitement adapté à vos besoins avec 40 000 chaudières et ballons électriques installés chaque année !

Proxiserve en quelques chiffres :

  • 120 agences en France
  • 15000 interventions chaque jour
  • 2500 techniciens

Leur besoin :

Gérer un turn-over et une multitude d’actions manuelles. Une à deux personnes étaient entièrement dédiées à la création des comptes et à l’attribution des logins.

Il y avait une à deux personnes à temps plein pour créer des logins. Il fallait plusieurs jours, voire semaines pour obtenir des logins ou des accès à des applications, donc ça créait un mécontentement des utilisateurs. Il n’y avait pas pire comme situation.

Sylvain Bourdette, DSI chez Proxiserve

Quelle était la problématique au sein de Proxiserve ?

Proxiserve a de nombreux outils qui nécessitent des logins, ce qui engendrait un ticket pour une demande de login.

De plus, le groupe se trouve dans un secteur tendu avec de nombreux mouvements internes créant un turn-over important. Ainsi ce sont environ 1000 entrées et 1000 sorties qui ont été réalisées sur l’année 2023.

Les techniciens sont souvent sur des contrats de type prestataire ou intérimaire, ce qui complexifie la gestion pour les services informatiques avec des contrats qui sortent du spectre des outils SIRH.

Il fallait donc plusieurs jours, voire quelques semaines pour que les utilisateurs obtiennent leurs accès ce qui créait des mécontentements.

Pour les sorties, la situation n’était pas meilleure puisqu’elle se réalisait à la main avec un extract des données des ressources humaines et un tri manuel était effectué. L'inconvénient est que, une fois de plus, les intérimaires, prestataires et stagiaires ayant moins de 2 mois d’ancienneté n’étaient pas inclus dans l’export RH.

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Comment s’est fait le choix de la solution d’IAM, Youzer ?

Sylvain Bourdette avait déjà fait des recherches sur le sujet quelque temps auparavant et Youzer lui avait semblé être une bonne solution.

Lorsque Sylvain a ressenti le besoin d'automatiser la gestion des arrivées et des départs, il a repensé à une solution découverte un peu plus tôt : Youzer. Trouvant que cela correspondait parfaitement à ses besoins, il a immédiatement demandé une démonstration, qui l'a convaincu sur-le-champ.

Youzer me paraissait adapté à notre structure en matière de flexibilité, ce n’était pas une grosse usine à gaz et d’un point de vue coût ce n’était pas exorbitant.

Sylvain Bourdette

Gestion arrivées et départs chez Proxiserve

Comment s’est passée la mise en place de Youzer au sein de Proxiserve ?

Suite à la démo, Sylvain et son équipe décident d’essayer immédiatement Youzer, comme l’offre étant sans engagement, ils sont tout de suite rassurés.

Sylvain démarre avec une vague de connecteurs qui lui permet d’avoir un état des lieux de ses comptes orphelins, actifs, en erreurs, doublons…

Suite à cela, de nombreuses anomalies sont mises en lumière et l’équipe IT de Proxiserve supprime un nombre conséquent de comptes actifs d’utilisateurs partis.

Le gain de Youzer a été sur le niveau de sécurité. La quantité de comptes qui étaient ouverts à tort et qu’on a pu traiter, c’est un vrai gain.

Sylvain a beaucoup apprécié la manière dont Youzer a mis en exergue les incohérences et la 1ère étape a été de nettoyer les comptes en erreurs mais surtout d’associer des comptes à des utilisateurs.

L’effet positif de ces actions a été de récupérer de nombreuses licences actives et des lignes téléphoniques.

On a une contrainte quant à la volumétrie des licences sur une de nos applications Salesforce et nous sommes au courant tout de suite quand le nombre de licences est atteint. Youzer nous permet d’identifier les personnes qui ne se sont pas connectées depuis pas mal de temps ou celles qui viennent de partir pour qu’on coupe les licences.

Sylvain Bourdette

Mise en lumière des anomalies de comptes IT

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Comment s’est organisée l’équipe IT autour de Youzer ?

Sylvain s’est occupé du déploiement de Youzer au sein de Proxiserve et trouve que l’application est simple d’utilisation.

Du fait de la vétusté du SIRH de nombreuses automatisations ne sont pas possibles (un projet de changement du SIRH est en cours de réflexion).

Proxiserve se sert beaucoup des formulaires d’ajout ou de modification d’utilisateurs pour saisir les arrivées au sein de Youzer. Comme Proxiserve est décentralisé par région, il faut mener un déploiement progressif. Cela passe notamment par une unification des formulaires et le changement des habitudes pour une utilisation systématique de Youzer dans la création d’utilisateur.

Ensuite, des packages ont été créés pour gagner du temps sur les créations de comptes et là, les collaborateurs ont vraiment vu la différence. [Les packages chez Youzer sont une solution rapide pour créer des comptes en définissant un groupe d’applications préparamétrées].

Malgré le fait que le SIRH soit ancien, Proxiserve automatise ses créations de comptes avec les workflows qui sont rattachés aux formulaires et aux packages, cela a été un vrai changement pour Proxiserve qui a pu accélérer et fiabiliser son onboarding IT.

Qu’est-ce que Youzer a apporté au quotidien de Proxiserve ?

Au niveau de l’équipe informatique, le changement a été visible, Youzer leur a permis de passer d’un ETP et demi sur les créations de comptes à 1/2 journée par semaine pour le responsable, 1/4 temps pour un administrateur systèmes et réseaux et 1/4 temps pour un alternant.

Pour les RH, Youzer a été particulièrement apprécié pour son association d’un matricule RH à une adresse mail. Ce qui facilite l’envoi de mailing à une sélection très précise de collaborateur.

Associer matricule RH à un utilisateur IT

Au niveau des applications, le changement a aussi été visible : toutes les applications qui peuvent être automatisées ne sont plus à la charge du responsable applicatif.

Les applications qui ne sont pas automatisables du fait de leur ancienneté, elles sont reliées à Youzer et la création des comptes est gérée par des responsables applicatifs qui ont des accès très spécifiques dans Youzer.

Si je n’avais pas déployé Youzer, je pense que mes équipes n'auraient pas pu suivre la cadence vu le nombre d’entrée sortie qu’on a eu en 2023.

Sylvain

Actuellement, il y a 60% de contrat qui sont en intérim ou prestataire, ce qui engendre un besoin de création ou de suspension de comptes important. C’est aussi une des raisons pour lesquelles Proxiserve a choisi Youzer comme solution pour détecter les comptes orphelins et les comptes en erreurs (des utilisateurs partis qui auraient toujours des comptes actifs).

Je suis conscient qu’un compte d’un utilisateur parti qui est resté ouvert ça a une certaine valeur sur le marché noir et ça se revend.

S. Bourdette

Quelles sont vos fonctionnalités préférées ?

  • L’association automatique
  • Les workflows pour la création automatique des comptes
  • La désactivation/suspension manuelle des comptes : il y a de nombreuses personnes qui partent et reviennent dans l’entreprise, cela facilite grandement la gestion des comptes.
L’association automatique : j’ai beaucoup de connecteurs universels qui viennent de fichiers et autre, il me manque beaucoup de créations automatiques sur des applications anciennes. Le fait de pouvoir associer automatiquement sur des règles, ça me permet d’avoir un état de parc de mes licences.

Sylvain Bourdette

Recommanderiez-vous Youzer ?

Je recommande Youzer par rapport à ce que ça apporte, par rapport à la simplicité d’utilisation et l’équation économique. C’est un outil qui fait le job, qui ne coûte pas une fortune et je pense que c’est une très bonne équation.C’est un élément clé, car, pour ma part, c’est dur d’aller débloquer du budget sur ce genre d’outils auprès de la direction.

Sylvain Bourdette, DSI Proxiserve

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