Comment Skill&You a gagné du temps et de la fiabilité dans ses audits ?

Mélanie Lebrun

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Responsable marketing chez Youzer

05/2023

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Témoignages de nos utilisateurs
Comment Skill&You a gagné du temps et de la fiabilité dans ses audits ? L'usage de Youzer a permis à Skill and You de gagner sensiblement en efficacité lors des contrôles annuels des commissaires aux comptes.

Sommaire

Skill&You est un organisme de formation et d’enseignement à distance présent dans plusieurs pays européens.

  • de 120 000 élèves en 2021
  • 14 écoles
  • 1300 collaborateurs
  • de nombreux outils applicatifs développés en interne

Leurs besoins :

  • Centraliser les demandes de création de comptes
  • Se conformer aux prérogatives des commissaires aux comptes dans le cadre d’audits sur la gestion des habilitations et des identités

"Il y a eu une adoption directe et assez forte de Youzer, ils [les collaborateurs au sein du service IT] sont très contents de Youzer. C’est devenu dans le langage courant interne des RH et autres ‘est-ce que tu as fait un Youzer ?"

Dimitri Chevtchenko - DSI

Quelle était la problématique de Skill&You ?

Skill&You avait dans ses débuts une organisation interne plus modeste où il était facile de solliciter les équipes IT pour demander des créations de comptes pour les nouveaux arrivants. Puis la société s’est développée très rapidement et les effectifs ont très fortement progressé.

Echanges faciles

La proximité initiale entre les équipes RH et IT est restée mais il a fallu gérer le flux croissant de demandes d’accès sur les différentes applications.

Ces demandes de créations de comptes pour les nouveaux collaborateurs étaient transmises par différents canaux (mail, téléphone, tickets…) et arrivaient toujours plus nombreuses et devaient être traitées avec de plus en plus d’attention : en effet, les commissaires aux comptes demandaient des audits annuels et réalisaient des contrôles réguliers, ce qui ne laissait pas la place aux imprécisions.

Pour obtenir la traçabilité d’une demande de création de compte, il fallait retrouver l’historique des mails, des tickets… Des modèles de demande de création de compte avaient été mis en place (par des formulaires inclus dans les mails) mais cela ne suffisait pas pour avoir un vrai outil de pilotage de la gestion des habilitations. Il fallait à Skill&You un outil pour pouvoir centraliser les demandes et avoir une réelle traçabilité sur les habilitations.

👉 “Sortir du côté un petit peu artisanal et l'obligation réglementaire des commissaires aux comptes nous ont obligé à avoir un outil.”

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Comment s’est réalisée la recherche d’une solution de gestion des habilitations ?

Dimitri Chevtchenko (DSI de Skill&You) connaissait les outils d’IAM (Identity and Access Management) des grands groupes, des solutions industrielles, mais qui n’étaient pas adaptées à leurs besoins. Ce sont en effet souvent des solutions extrêmement lourdes à paramétrer et à utiliser. Il n’avait pas connaissance d’outils adaptés à la taille de sa société.

Pour lui, l’IAM regroupe la partie infrastructure et serveur et il cherchait une solution de gestion des identités, de cycle de vie des comptes et des utilisateurs.

“Lorsque j’ai découvert Youzer, j’ai trouvé une solution adaptée à nos besoins qui répondait à mes attentes. Nous développons des logiciels en interne. Nous pouvons être vus comme un éditeur de Software As A Service puisque nous développons un Learning Management System pour 120 000 apprenants.
On est un peu dans cette démarche de création de logiciels, de solutions donc Youzer me parlait.
Il y avait aussi le côté solution française et la partie réactivité qui ont fait mouche.”

Qu’est-ce qui a séduit Skill&You dans l’application Youzer ?

“Youzer a des boîtes à idées et on sent qu’il y a une réelle écoute des demandes clients. Youzer écoute vraiment ce qu'on leur soumet pour construire la road map.”

Dimitri Chevtchenko

Certains éditeurs peuvent parfois affirmer qu’ils sont proches des clients et qu’ils construisent leur application en fonction des demandes, mais ce n’est pas toujours vrai. Skill&You ressent réellement une approche saine pour co-développer le produit en partant du besoin des utilisateurs.

Mise en place des demandes des clients
“C’est très agréable de se dire, il me faut vite un connecteur : on va dans le catalogue, on configure le connecteur et on l’a, c’est simple.”

Youzer a été rapidement adopté au sein des équipes de Skill&You. Au début, l’équipe informatique a paramétré les connecteurs et a vu comment créer les packages nécessaires à l’automatisation de la création des comptes, mais c'est une solution qui ne leur a pas pris énormément de temps.

Par rapport à de grandes solutions du marché qui s’adressent à de grands comptes, où il aurait fallu peut-être installer un serveur, avec Youzer, l’équipe IT arrive rapidement dans l’opérationnel.

Dimitri apprécie aussi beaucoup l’espace partagé avec les autres clients pour soumettre de nouvelles idées pour l’application, car cela crée un aspect communauté.

Youzer a mis en place un espace collaboratif dans lequel, chacun va pouvoir proposer des évolutions pour l’application et voter pour les idées des autres. Ces votes permettent à l’équipe technique de Youzer de mettre en priorité des évolutions pour l’application. Cela aide à répondre au plus juste aux besoins des clients.

“On voit les votes des gens, on n’aurait pas forcément eu les idées et je trouve ça super.”
“C’est vraiment une solution qui va à l’essentiel.”

Dimitri Chevtchenko

Comment Youzer a-t-il aidé les équipes de Skill&You ?

La création des comptes était déjà bien maîtrisée, mais Youzer a permis d’industrialiser le process et a facilité les process au sein du service informatique.

L’objectif premier pour Skill&You : l’aspect réglementaire et la traçabilité des habilitations ont été grandement améliorés.

Automatisation de la traçabilité des actions

Ils sont passés d’un système où ils devaient faire des captures d’écran, horodater, expliquer l’origine des demandes… à Youzer.

Les commissaires aux comptes donnent une note et sur un indicateur important. Chez Skill&You, cette note est passée en positif puisqu’ils s’étaient équipés de Youzer qui leur permettait de centraliser, d’automatiser et de tracer les demandes d’habilitations.

"Nous avons dit aux commissaires aux comptes que nous étions passés sur Youzer, ils ont vu que c’était une société spécialisée."

En s’équipant de Youzer, un outil qui permet aux équipes IT de faire des contrôles, la société Skill&You a été en capacité de fournir des rapports, de les présenter et leur notation est passée au vert.

"Sans Youzer, il aurait fallu que je recrute un technicien pour effectuer tout le traçage des provisionnings."

Un gros gain de temps a été réalisé et même au quotidien, la responsable infrastructure passe moins de temps à centraliser ou reconstituer les informations.

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Quelles sont les prochaines étapes avec Youzer ?

L’équipe informatique voudrait aller plus loin maintenant, elle a industrialisé les process de création de comptes, maintenant, elle voudrait mettre en place la suppression des comptes. Il reste encore pas mal d’actions manuelles.

Suppressions de compteq

L’équipe utilise beaucoup les formulaires de création de comptes, désormais, elle a changé de SIRH et souhaite l’intégrer à Youzer pour l’automatiser afin de simplifier la vie des RH et des techniciens.

Puis, l’équipe IT intégrera sa téléphonie à Youzer puisqu’elle vient de la changer.

L’objectif est de centraliser l’ensemble des outils.

Les fonctionnalités préférées de Skill&You :

  • La gestion du cycle de vie des utilisateurs et des comptes
  • La visualisation synthétique des entrées et sorties
  • Les formulaires
  • Les packages
  • Les extractions CSV

Recommanderiez-vous Youzer ?

"Quand j’ai un produit qui est adopté facilement, qu’il n’y a pas d’irritant, que tout le monde est content et que ça ne devient pas un sujet, c’est génial.

On fait part à Youzer de nos besoins et ils sont pris en compte. Youzer est une société à taille humaine qui répond rapidement et j'ai le sentiment que l’équipe de Youzer est passionnée par l’outil qu’elle développe. Ils ont envie de le faire évoluer.

Je discute avec d’autres start-up où ça évolue, mais peu. Là, on sent qu’ils sont vraiment à l’écoute des besoins en fonctionnalités et que ça les intéresse.

Ce qu’on leur remonte permet de construire la roadmap. Il y a des idées auxquels ils n’auraient pas pensé qui sont amenées par les clients et qui sont mises en place.”

Bon feeling, ça marche bien, c’est carré. Moi, c'est parfait quand ça se passe comme ça.”

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