Gestion de stock matériel informatique

Sommaire

Du matériel, chaque entreprise en possède. C’est quelque chose d’essentiel dont chaque collaborateur a besoin, que ce soit du matériel informatique, de clés, d’un smartphone, d’une voiture etc. Toutes ces choses, l’entreprise peut éventuellement les fournir pour avoir un employé autonome et avec de bonnes conditions de travail.

Le prêt de matériel devient de plus en plus présent en entreprise avec l’augmentation du télétravail et les bureaux flexibles où les salariés n’ont pas un bureau spécifique.

Mais quand un collaborateur quitte l’entreprise, difficile de se rappeler de tout le matériel qui lui a été prêté ! Quoi ? A qui ? Pourquoi ? Tant de question que l’on ne devrait pourtant pas se poser.

La (non) coordination

Entre la casse, la perte, les oublis, les commandes… Il est difficile de bien gérer son stock si des inventaires ne sont pas fait régulièrement ou alors, si plusieurs personnes ont accès à l’approvisionnement.

La communication et la rigueur sont les clés du bon fonctionnement mais celles-ci ne sont pas toujours au rendez-vous, même de façon involontaire.

Il est donc possible de gérer son matériel sur un bon vieux fichier Excel. Cela étant il reste plusieurs petits couacs comme la personne responsable du fichier. Est-ce que tout le monde peut intervenir dessus ? Est-ce qu’il faut nommer une personne en charge et dans ce cas, si elle n’est pas disponible au moment de la prise de matériel comment l’informer ? Par mail, une petite note volante ? L’info sera-t-elle bien prise en compte ? Autant de questions qui posent problème.

Picto excel

Dans ce tableau Excel, nous devons retrouver plusieurs informations comme la quantité attribuée, la quantité totale et donc la quantité restante, éventuellement le stock défectueux. Il est crucial aussi de noter qui emprunte le matériel et éventuellement pour quelle raison. 
Ce tableau doit ensuite être partagé avec les RH afin qu’elles soient en mesure de réclamer la restitution du matériel au moment du départ.

Du matériel ? Oui mais pour qui ?

Les services RH, IT, mais aussi les managers et administrateurs peuvent ainsi être en mesure de distribuer du matériel. Bien sûr, un protocole interne est nécessaire afin de savoir qui peut valider la demande de matériel et qui peut attribuer le matériel.

Par exemple, un manager peut-être celui qui accepte la demande d’ordinateur portable et un administrateur en charge du matériel peut remettre l’ordinateur au collaborateur qui en aura fait la demande (du moment qu’il voit bien la demande validée).

Autre point essentiel à réfléchir est la cohérence du prêt de matériel avec le poste de la personne ? Par exemple, si dans votre entreprise seul les commerciaux et hauts cadres ont une voiture de fonction, est-ce qu’il est normal qu’un technicien ait une voiture de fonction ? Si un commercial décide de faire un changement de poste et qu’il souhaite aller au service après vente, est-ce que la voiture de fonction est-elle toujours dans son package ?

Faire l'inventaire de son matériel informatique et relatif à la vie de l'entreprise

Si vous n’aviez jamais commencé à répertorier le matériel présent sur votre parc informatique, un grand travail vous attend !

Si vous aviez déjà une base partez dessus 😉

se remonter les manches

Que faut-il recenser ?

  • les postes de travail fixes, les unités centrales + tout ce qui va avec (clavier, souris…)
  • le matériel mobile : ordinateur, tablette, smartphones
  • les périphériques : imprimantes, scanners…
  • le réseau : tout ce qui permet la connexion interne de l’entreprise et toutes les protections (modems, serveurs, bornes wi-fi…)

Ensuite passons à la partie plus large : matériel à répertorier relatif à la vie de l’entreprise (et aussi à sa sécurité lors d’un départ !).

  • voitures de l’entreprise
  • badges d’accès
  • clés
  • cartes de cantine

Attention à bien noter l’âge de votre matériel, il y a un cycle de vie du matériel à respecter sous peine de pannes récurrentes et de lenteurs.

Quelles solutions ?

Fort de ce constat, on fait quoi ? Un fichier Excel montre ses limites donc quelles solutions s’offrent à nous ?

Il existe de nombreuses solutions sur le marché, certaines sont complètement dédiées à la gestion de stock matériel (on vous laisse chercher dans Google 😉) et d’autres ont plusieurs briques dont la gestion du matériel informatique : comme Youzer !

Youzer c’est quoi avant de continuer ? Nous sommes des spécialistes de la gestion des utilisateurs. Nous simplifions la gestion des accès et des identités. Ainsi notre solution permet de connecter votre SIRH et votre gestionnaire d’utilisateurs comme Active Directory entre eux afin de réconcilier comptes et utilisateurs. L’intérêt ? Vous n’avez plus besoin de tenir à jour « qui à quoi » car vous avez une vue claire et précise de l’ensemble des logiciels que vous avez et quels sont les collaborateurs qui ont des comptes dans chacun de ces logiciels. Vous pouvez ainsi automatiser vos arrivées et départs.

Revenons-en à nos moutons, pourquoi la gestion du stock matériel alors ? Parce que nous proposons à nos clients d’intégrer la gestion de leur matériel informatique dans leur réconciliation utilisateur – stock. Vous savez ainsi dans la fiche d’un utilisateur quels sont les comptes qui lui sont rattachés ET quels matériels il a sa disposition.

Cela facilite grandement les arrivées et les départs pour les RH mais aussi pour les IT et pour les managers. Pratique quand on sait ce qu’il faut donner le jour d’arrivée et facile de réclamer le rendu du matériel le jour du départ (ainsi que la suspension automatique des comptes).

1. Répertorier l'ensemble de son matériel

Une fois que vous avez listé votre matériel vous pouvez le reporter dans votre logiciel, disons Youzer (on a pris un exemple au hasard 👼) !

Dans nos différents modules vous retrouvez ‘gestion des matériels’ où vous pouvez ajouter les différents types de matériels que vous avez listé et que vous souhaitez tracker et rattacher à vos collaborateurs.

Création du matériel informatique

2. Ajouter son stock

Une fois les grandes catégories vous pouvez à présent ajouter votre matériel avec plus de précision, par exemple vos ordinateurs portable Dell puis les MacBook…

Vous définissez à ce moment qui est en charge des demandes afin qu’il soit notifié à chaque prêt de matériel.

Ajouter du stock dans son entreprise

Vous devez ensuite indiquer le nombre d’unité que vous avez à votre disposition (vous pouvez aussi indiqué l’état du matériel) puis vous l’attribuerez à vos collaborateurs par la suite.

Ajouter une quantité de stock matériel

3. Attribution du matériel à un utilisateur

Nous avons ici particulièrement détaillé les étapes afin de vous montrer que vous pouvez maîtriser votre ajout de matériel de manière sécurisée.

Un nouveau collaborateur arrive, BB8. Son manager fait une demande de matériel pour préparer son arrivée. 

  1. Il fait une nouvelle demande de matériel
  2. puis il choisi quel type de matériel il souhaite.
  3. En l’occurrence un ordinateur portable.
  4. Le gestionnaire et le service IT aperçoivent sur leur dashboard une nouvelle demande de matériel (et un mail a été envoyé).
  5. Il n’y a plus qu’à valider la demande et à transmettre le pc. 

On retrouvera bien le pc dans la fiche de BB8 et une unité a été sortie du stock.

Valider un ajout de matériel

Ce que vous avez à y gagner

Grâce à la centralisation sur une seule et même plateforme de la gestion des utilisateurs et de la gestion du matériel, vous avez la main sur un espace de travail complet et optimisé.

Vous retrouvez facilement dans la fiche d’un utilisateur quels logiciels et quels matériels lui sont attribués.

Fiche utilisateur avec ses comptes

En gagnant en rigueur sur la gestion du matériel, les coûts peuvent être réduits car les vols, les casses et les oublis seront repérés plus facilement et en temps utile. 

Les personnes disposant du matériel pourront être identifiées, ce qui permet de réduire les failles de sécurité physique dans votre entreprise. Par exemple, si une personne oublie de rendre des clés avant son départ par exemple, vous serez en mesure de le voir avant que cela ne se produise.

De plus, un gain de temps ainsi que de place pourront être constatés car il y aura une connaissance facile et rapide des stocks qui évitera les recherches inutiles et le surstock.

Attribution de stock matériel
Liste des utilisateurs ayant à leur disposition un ordinateur Dell
Mélanie Lebrun Youzer responsable marketing

Mélanie Lebrun

Responsable marketing

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