Comment BTP Consultants a restructuré et automatisé son process d’onboarding et d’offboarding.

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Comment BTP Consultants a restructuré et automatisé son process d’onboarding et d’offboarding.
Comment BTP Consultants une entreprise de conseils en BTP, en forte croissance a repris le contrôle sur ses arrivées, ses départs et ses mutations internes. Avec des recrutements importants, l’enjeux était de taille.

BTP Consultants, une entreprise de conseils en BTP, bureau technique, coordination SPS et diagnostics immobiliers, est passé d’une création manuelle des comptes informatiques à une intégration complètement automatique.

BTP Consultants en quelques mots :

  • + 20 ans d’existence
  • 610 collaborateurs
  • une forte croissance avec de nombreux rachats d’entreprises
  • 4 filiales
  • en pleine accélération sous l’impulsion de la DSI Digitale
  • BTP Force : un outil métier développé en interne, permet de digitaliser fortement ses process, améliore le quotidien de ses collaborateurs et sert mieux ses clients

Les besoins :

  • Dégager du temps à l’équipe DSI qui gèrait tout manuellement. Structurer les processus et automatiser les créations et suspensions de comptes.
  • Effectuer une revue des comptes très facilement.

"La prise en main a été très facile. Les autres outils du marché sont plus complexes à appréhender et couvrent souvent un périmètre trop étendu vis à vis de notre besoin de base. Là, c’était très simple."

Franck Jousse, DSI chez BTP Consultants.

Quelle était la situation avant Youzer ?

Chez BTP Consultants nous avons un turn-over assez important dû au secteur du consulting dans le BTP et une très forte croissance. Le nombre d’arrivées est importante chaque mois.

De plus, nous avons un grand projet de digitalisation qui nous emmène dans une réflexion de nomadisme et donc de simplification des connexions avec, bien sûr, un enjeu sécuritaire. Nous travaillons sur un système hybride avec des applications sur les postes de travail mais aussi des solutions dans le cloud.

L’équipe DSI est réduite et nous avions beaucoup d’opérations manuelles. Les arrivées se réalisaient toutes à la main, le transfert d’information était souvent oral nous échangions avec les RH via un fichier Google Sheet.

Quelle était la problématique ?

J’étais incapable de répondre à des questions simples comme : combien y a-t-il d’utilisateurs dans l’AD ou sur nos applications ou bien même combien de collaborateurs y a-t-il dans le SIRH. Le calcul nous prenait du temps.

Lorsque je suis arrivé, j’ai demandé des rapports sur les licences et les applications, j’ai questionné une dizaine de personnes qui m’ont partagé des reportings différents.

Avant la DSI avait un défaut d’image et de qualité avec un problème de délivrabilité des comptes. La limite du curseur entre les actions manuelles et le nombre d’arrivées était atteinte. Nous avions besoin d’intégrer des collaborateurs plus rapidement.

Quelle a été la réflexion dans le choix d’une solution d’IAM (Identity and Access Management) ?

"Je connaissais l’IAM et tous les grands défauts des grandes solutions du marché. Souvent l’IAM sert à beaucoup d’autres choses et souvent l’outil sort de son spectre IAM et tire beaucoup de choses derrière qui sortent de l’IAM."

Franck Jousse

Je cherchais donc un outil basique, je voulais du SaaS pour ne pas avoir à l’héberger. Je cherchais une implémentation rapide.

J’ai comparé 2 solutions, d’IAM “pur”. Je voulais une solution simple, pour prouver que cela fonctionnait, qu’on pouvait remplacer les actions manuelles avec une grande fiabilité. Je voulais que la solution ait une agilité, une facilité à se plugger à des outils du marché (comme Salesforce) et des solutions home made en API (BTP Force) et de gérer des workflows. Pas d’engagement de plusieurs années, juste une location.

J’avais besoin d’un outil pour faire une revue des comptes et des habilitations.

3 personnes étaient sollicitées à la DSI pour ces arrivées et départs et nous sollicitions fortement la DRH. Je voulais limiter les tâches à faibles valeurs ajoutées pour basculer mes collègues sur des projets à fortes valeurs ajoutées. Mon objectif était d'éliminer le maximum de tâches manuelles afin d’intégrer les collaborateurs le plus efficacement possible.

J’ai mixé mes besoins et j’ai rapidement pris une décision.

Checklist choix d'un IAM

L’intégration de Youzer au sein de BTP Consultants

Avec Youzer, nous avons connecté Salesforce qui était notre plus grosse application et nous avons prouvé que cela fonctionnait parfaitement. Cela a libéré du temps aux équipes et j'ai pu leur proposer d’autres sujets.

On a fait une première revue des comptes avec un reporting en un seul clic. Cela a prouvé des dysfonctionnements au sein de l’entreprise, ce qui a renforcé le choix de Youzer. Puis, on est venu intégrer d’autres applications dont la dernière que nous étions en train de développer, BTP Force.

Nos équipes se reposent donc désormais sur Youzer et ont été libérées des actions manuelles pour se concentrer sur d’autres tâches à plus grande valeur ajoutée.

On a commencé par travailler l’arrivée des collaborateurs puis on est vite passé sur l’offboarding avec le départ des collaborateurs mais aussi sur les migrations internes.

Je recommande vivement d’y aller pas à pas au sein de l’équipe afin de ne pas brusquer dans le changement des méthodes de travail.

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Qu’avez-vous constaté en implémentant Youzer ?

Processus oraux

Notre Active Directory, n’était pas hyper clean, nos processus étaient oraux, Youzer nous a permis de nous structurer et d’écrire nos processus et de les reformater.

Le SIRH n’était pas connecté à l’AD. Il fonctionne avec un fichier Google Sheet, ce fichier va disparaitre mais il fallait l’intégrer et c’était une des problématiques majeures.

"C’est aussi pour ça que j’ai choisi Youzer car je savais que vous seriez en mesure de le faire."

Franck Jousse

Les équipes de Youzer ont fait un gros travail pour intégrer notre fichier avec des développements spécifiques. Ce fichier Google est très important pour nous car les RH, les directeurs de régions, l’IT et les moyens généraux viennent interagir dessus.

Il n’y avait pas de référentiel emploi, chacun y mettait son appellation. Nous avons pu structurer ce fichier.

Qui utilise Youzer ?

Les utilisateurs de Youzer sont à la DSI (5 personnes) et l’utilisent quotidiennement.

À terme, quand le fichier Google des entrées et sorties sera supprimé, ce seront les RH qui saisiront des compléments d’information, les moyens généraux, la comptabilité et aussi des AMOA pour y ajouter des signatures et compléter des profils.

La prise en main de Youzer se fait-elle facilement ?

"La prise en main est très facile, voir trop facile. Le reste du marché est très difficile voir peu appréhendable. Là, c’était très simple."

La sémantique est propre à Youzer mais on l’apprend vite sinon je contacte le support.

L’ergonomie, l’UX sont faciles à appréhender pour quelqu’un qui a déjà touché un IAM. Pour un novice de l’IAM, il faut un apprentissage obligatoire et même des garde-fous. On peut facilement jouer avec et faire quelques erreurs.

Il faut absolument une première présentation, ce n’est pas à mettre dans toutes les mains, il faut se connecter correctement, c’est un outil puissant qui touche aux comptes et aux utilisateurs. Même si c’est simple, ça peut devenir trop aisé et on ne fait pas joujou avec ce genre d’outil.

Formation à Youzer
"Vraie agilité, elle [la solution] est aisément intégrable, c’est de très bon niveau."

Franck Jousse

Nous avons un accès privilégié aux équipes [grâce au support] qui sont réellement à l’écoute, ce qui est facilitant et facilitateur.

Quel type de relations avez-vous avec Youzer ?

Nous co-construisons les choses et la release mensuelle permet de les voir rapidement en ligne. Il y a une très bonne réaction du côté des équipes, du support.

"Je passais du monde où on avait un grand éditeur américain, sur lequel il fallait contractualiser un niveau de support astronomique qui coûtait plus cher que le produit lui-même et avec des release tous les ans. [Avec Youzer,] C’est surprenant et positif."

Le mode SaaS permet une agilité et la confiance est tout de suite venue. Vous vous nourrissez de nos problématiques pour les mettre en place.

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Quels gains avez-vous réalisés avec Youzer ?

2 personnes et demi travaillaient à 50% de leur temps sur les arrivées et départs. J’ai récupéré un temps plein et les autres ont réduit significativement le temps passé à ces opérations.

En plus, nous avons récupéré de nombreuses licences.

La revue des comptes est aussi un des éléments les plus significatifs en termes de gain de temps. Un clic et j’obtiens l’information, avant je le faisais une fois par an et ça me prenait une personne à temps plein pendant un mois.

La satisfaction des collaborateurs n’est pas mesurable mais on passe d’une intégration incertaine (humaine) à quelque chose de systématique et automatique.

Auparavant, nous constations pas mal de problèmes sur des créations de comptes, de chiffres, de licences. Aujourd’hui, nous avons largement supprimé ces problèmes, nos collaborateurs et leurs managers sont satisfaits.

"Je n’ai plus aucun écho négatif sur les profils utilisateurs. Youzer c’est l’assurance de répondre aux besoins. Je peux vérifier que les applications sont automatisées, que 4 jours avant tout est créé et je peux aller vérifier tout cela en temps réel."

Franck Jousse

En ComEx, je peux parler des prochaines unités créées, Youzer vit et les chiffres sont corrects.

Les coûts de Youzer sont très abordables et l’intérêt financier est donc immédiat, on rentre tout de suite dans nos frais, les économies sont réelles.

Côté RH comment l’arrivée de Youzer est-elle vécue ?

Les RH ont perdu un peu de temps au début car les contraintes ont été fortes puisque j’ai imposé plus de rigueur. Aujourd’hui, elles voient le bénéfice car il n’y a plus de frustration à l’onboarding.

Avoir une rigueur au service RH a une répercussion sur la compta, le contrôle de gestion, les bonus, l’IT. Le fichier d’entrée/sortie va disparaitre et donc leur SIRH va devenir la référence, il sera plus rigoureux, plus sécurisé. Il y a une meilleure fiabilité de l’information.

Vos fonctionnalités préférées :

  • la revue de comptes
  • pour les équipes : workflows, packages d’habilitation.

Recommanderiez-vous Youzer ?

Le directeur d’exploitation qui a connu d’autres IAMs est très satisfait et trouve que c’est une vraie révélation, un outil facilitateur et sécurisant.

La responsable applicatif voit très bien que tout arrive au bon endroit et que ça facilite les choses.

Tout reposait sur du manuel, de l’oralité et du relationnel, aujourd’hui ça repose sur de l’automatisation.

J’ai pu fédérer les équipes.

"Je recommande Youzer, pour la compréhension de ce que doit être réellement un IAM. On n’est pas en face d’un éditeur qui nous vend tout dans tous les sens et finalement avec un truc à tiroir qui ne fonctionne pas. On a un IAM pour un IAM et ça c’est excellent.

Je le recommande : pour le support, pour le coût, pour l’intégration aux principaux outils du marché qui existent, pour l’ergonomie et l’appréhension du produit, pour sa compliance RGPD, pour le mode SaaS qui ne nécessite pas d’installation, pour sa fiabilité, je ne l’ai jamais vu KO, je n’ai jamais vu un incident et pour la pro-activité et l’esprit de co-construction."

Comment BTP Consultants a restructuré et automatisé son process d’onboarding et d’offboarding.
Mélanie Lebrun
Responsable marketing chez Youzer
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