Au moment de l'arrivée d'un nouveau collaborateur, l'étape de Onboarding est fondamentale. Pour l'équipe IT, c'est le moment de créer les comptes dans les différentes applications et de préparer le ou les matériels pour le nouvel arrivant.
La création des comptes est la tâche la plus fastidieuse. Elle l'est d'ailleurs de plus en plus : les applications se multiplient et pour chacune de ses applications, la création des comptes nécessite de plus en plus de paramétrage.
Un collaborateur dispose en moyenne d'une quinzaine d'applications. Chacune de ses applications comporte environ 5 paramètres (ce chiffre est très largement sous-évalué par exemple pour l'Active Directory qui en comporte plusieurs dizaines). Et chaque paramètre nécessite des copier-coller entre les informations administratives RH et les interfaces d'administration permettant de créer les différents comptes.
1 nouveau collaborateur = 15 applications = 15 x 5 paramètres à saisir = 150 copier / coller à réaliser
La récupération des informations administratives d'un nouveau collaborateur est nécessaire pour la création de ses comptes d'accès à l'Active Directory, à Office 365, à GSuite etc...
Il y a plusieurs types d'informations :
Les informations RH sont relativement faciles à récupérer à partir du SIRH. Les API ou les fichiers exportés permettent d'avoir les informations nécessaires à la création des comptes. Pour davantage d'information sur ce point, vous pouvez consulter cet article sur le SIRH.
C'est là où la difficulté commence :)
Car c'est justement cette intégration des informations transformées ou brutes qui est fastidieuse. Manuellement, tout le monde y arrive : il s'agit de faire des copier / coller ou des saisies simples d'informations dans les interfaces de créations de comptes. Les interfaces sont plus ou moins ergonomiques mais la saisie est un peu assistée avec des listes déroulantes, des cases à cocher ou des choix à réaliser dans des listes prédéfinies.
C'est l'automatisation qui est compliquée. Car l'automatisation nécessite de scripter pour chacune des applications la création des comptes. Chaque application a son propre "langage" : API, script, batch, powershell, SQL etc... Il est difficile de développer des automatisations pour chaque application et surtout de les maintenir. Il faut également prendre en charge les nouvelles applications qui arrivent régulièrement et qui viennent remplir le référentiel applicatif.
C'est pourquoi il est préférable d'utiliser un outil permettant d'automatiser les différentes créations dans les différentes applications. Youzer permet de piloter des applications SaaS ou on-premise, sur différentes technologies et différents environnements.