La communauté du Pays Basque laisse ses fiches papier pour un onboarding automatisé

Mélanie Lebrun

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Responsable marketing chez Youzer

03/2024

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Témoignages de nos utilisateurs
La communuauté d'agglomération du Pays Basque doit moderniser son protocole d'onboarding et d'offboarding IT qui est dans l'ensemble trop manuel, chronophage et complexe à maintenir. L'automatisation et la normalisation des processus peuvent enfin s'appliquer avec Youzer.

Sommaire

La Communauté d'Agglomération du Pays Basque gère diverses responsabilités pour les communes membres, comme le développement économique, l'urbanisme, la gestion des déchets et de l'eau, ainsi que des services sociaux et culturels. Elle peut aussi répondre à d'autres missions selon les besoins locaux.

La Communauté d’agglomération du Pays Basque en quelques chiffres :

  • 312 218 habitants - 5ème agglomération la plus peuplée
  • 158 communes
  • 1150 agents
  • date de création 1er janvier 2017

Leur besoin ?

La jeune agglomération a un nombre conséquent d’arrivées et de départs chaque mois et n’arrivait plus à gérer les créations et suspensions de comptes à la main avec pour seul outil, des fiches navettes.

Les agents qui s’occupaient des créations de comptes n’avaient pas de processus communs et les erreurs étaient nombreuses ainsi que les façons de faire.

"Youzer correspondait aux besoins et nous avons eu un bon feeling avec l’équipe. Il y avait de l’investissement de la part de Youzer. L’application a évolué pour correspondre avec notre système de fonctionnement et ça a permis de faire évoluer Youzer en parallèle."

Sébastien Perrot, Responsable des Systèmes d’Information et Sécurité.

Quelle était la situation initiale de la Communauté du Pays Basque ?

L’agglomération fonctionnait avec des fiches navettes papier entre les RH, les managers et le service informatique. Cela servait aux managers pour exprimer leurs besoins et à l’informatique pour créer les accès et fournir le matériel. Seulement ce mode de processus ne peut pas être fonctionnel sur une grosse organisation.

Les retards et l’insatisfaction se sont vite fait sentir et il a fallu rapidement trouver une solution.

Quant à l’offboarding, il était très difficile à réaliser, par la spécificité de la communauté d’agglomération, avec des contrats renouvelables.

Comment le choix d’une solution d’IAM comme Youzer a été fait ?

L’agglomération a cherché une solution d’onboarding IT pour ses utilisateurs. Youzer est vite apparu et ce qui a séduit Sébastien Perrot, c’est sa capacité à connecter les bases RH pour faire remonter des informations spécifiques.

💡 Youzer ne fait que ‘collecter’ des informations choisies par le client afin de lui offrir une vue complète des utilisateurs actifs dans l’organisation.

Une fois les données des collaborateurs remontées, la création des comptes informatiques se fait rapidement car le service informatique a toutes les informations nécessaires.

Youzer permettant l’automatisation des comptes, la création dans les environnements Azure et Active Directory se fait à l’aide de workflows.

Les RH créent des fiches via le help desk ou via les formulaires de Youzer.

Youzer a été vite perçu comme la solution pour gérer l’ensemble des spécificités de l’agglomération et la mise en place a confirmé sa pertinence et le gain de temps pour le service IT.

"Quand on a fait le choix de Youzer, il y avait peu d’offres adaptées à notre besoin ou sinon ce sont des usines à gaz ou des offres qui ne correspondent pas à ce qu’on veut ou trop chères."

Sébastien Perrot, RSSI de la Communauté d’Agglomération du Pays Basque.

L’équipe de Sébastien a décidé de partir dans un POC (proof of concept) sur les fonctionnalités et elle a vite basculé dans un abonnement car ça correspondait aux besoins.

L’excellent relationnel avec les équipes de Youzer et l’investissement de Youzer sur le projet afin de faire évoluer l’application dans le sens des besoins de l’agglomération ont été des facteurs positifs dans l’équation.

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Comment Youzer a solutionné des processus complexes et une organisation spécifique ?

Les RH créent les fiches pour les nouveaux arrivants et à partir de ce moment-là, un processus bien encadré s’enclenche.

Sébastien Perrot souligne qu’il est très simple de gérer l’écosystème des logiciels et applications via un point d’entrée unique. Il est aussi plus simple d’avoir une création unifiée des comptes grâce à des champs normés.

Auparavant, chaque agent avait ses habitudes et cela créait des écarts entre les comptes. Les cinq agents du service informatique n’ont plus de ‘liberté’ dans la création des comptes et il y a une bonne unification des champs et les erreurs ont été supprimées.

"Ces cinq personnes peuvent vite avoir une façon de faire un peu différente et là ça permet de normer les usages pour que tout le monde fasse la même chose."

Sébastien Perrot

Aujourd’hui, les nouveaux agents arrivent et ils ont leurs comptes prêts et ils peuvent modifier leurs mots de passe grâce au mot de passe temporaire qu’ils ont reçu.

Cela a aussi permis d’inclure les stagiaires qui n’avaient pas de contrat.

Youzer au quotidien, ça donne quoi ?

Les RH vont remplir des fiches avec des champs normés qui seront envoyées via des formulaires au sein de Youzer.

Le service informatique reçoit ces informations, puis un mail est envoyé au sein de Youzer aux managers qui listent les besoins matériels et logiciels via un autre formulaire, ce qui complète la fiche utilisateur du nouvel arrivant. Un autre mail est envoyé au gestionnaire des bâtiments et des bureaux pour les accès physiques.

Ensuite, les agents en chargent des comptes s’occupent des créations.

Youzer est connecté au logiciel de paie, ce qui permet la remontée des informations des contrats CDI, CDD et stagiaire. Pour le reste des contrats et pour les arrivées, les formulaires sont utilisés.

Les formulaires sont utilisés pour corréler les infos de la base RH et le matricule des utilisateurs.

Pour la création des utilisateurs, des packages sont utilisés pour créer les utilisateurs dans l’AD. Les tables de correspondances servent à créer les utilisateurs dans le bon AD, dans la bonne maison de la communauté.

Lorsqu’un agent arrive, il est saisi pour les RH dans un formulaire Youzer mais il ne sera saisi dans le SIRH qu’une fois sa première paie versée créant ainsi son matricule.

Youzer réalise une réconciliation entre la 1ère saisie et la 2ème saisie dans le SIRH. Cela permet d’associer le matricule à un utilisateur déjà présent dans Youzer.

Le SIRH est très fermé sous une base Oracle et le connecteur universel de Youzer a permis de connecter et d’importer régulièrement les infos des contrats des différents agents.

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Quels sont les avantages d’une solution d’IAM comme Youzer ?

L’agglomération a aussi une spécificité, elle a sous sa responsabilité plusieurs pépinières d’entreprises et des maisons de services au public (MSAP). Elle doit notamment refacturer les impressions qui sont réalisées dans ces structures mais avec la difficulté d’attribuer les impressions à une entreprise.

Youzer les a aidés dans cette refacturation en déployant un compte multi-instances pour gérer chaque structure indépendamment des autres et avec le connecteur Papercut qui permet d’automatiser les créations/suspensions de comptes.

"Les gestionnaires de pépinières vont directement à partir de Youzer gérer Papercut. Nous n’avons plus à gérer cette partie-là. Ce sont les gestionnaires qui sont autonomes sur ces créations de comptes."

Sébastien Perrot

Les gains de Youzer

  • L’onboarding a été grandement facilité et ça libère du temps aux équipes et il n’y a quasiment plus d’erreurs.
  • Les créations de comptes ont été normées.
  • Ça facilite l’administration au jour le jour.
  • Une vue globale des arrivées et des départs : Active Directory n’est pas fait pour avoir du log, des informations de mises à jour et des actions qui ont été réalisées.
  • S’il y a une erreur, on peut vite s’en rendre compte.
  • On peut déléguer Youzer à des personnes non techniques.
  • Ça permet de créer des mots de passe sécurisés selon des règles définies et non de laisser libre cours aux agents de créer des mots de passe peu sécurisés.
  • De plus en plus de champs sont à renseigner et Youzer facilite nettement cette partie administrative.
  • Il y du shadow RH avec des arrivées qui ne sont pas notifiées au service RH, Youzer va aider à clarifier tout ça.
  • Youzer est actuellement utilisé pour restructurer le processus de départ.
"Youzer est une aide à l’organisation et permet d’avoir une vue globale, il pallie ce que Microsoft ne sait pas faire : une vue simplifiée ou rapide d’un groupe ou de champ Active Directory. Parfois, c’est complexe et ça prend du temps d’aller chercher ces informations-là et là en un clic de souris, on a toutes les infos dont on a besoin."

Sébastien Perrot

Quelles sont les fonctionnalités préférées ?

  • Les packages et les tables de correspondance
  • Les formulaires

Mais aussi la normalisation, la vision globale des utilisateurs et des comptes.

"Ça permet de gérer pas mal de choses assez rapidement sans aller mettre les mains dans l’Active Directory."

Sébastien Perrot

Est-ce que vous recommanderiez Youzer ?

"Je recommande Youzer parce que ça nous a vraiment facilité la vie."

Sébastien Perrot

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