Ne laissez pas les circuits de validation être un sujet négligé et qui passe à la trappe. Ils jouent un rôle essentiel dans l’efficacité des processus de validation au sein de votre entreprise.
Chaque demande nécessite une validation de la part des différentes parties prenantes telles que les managers, les responsables financiers, les RH, etc..
Cependant, sans processus de validation, le traitement de ces demandes peut prendre beaucoup de temps et entraîner des erreurs coûteuses. C'est là que le workflow de validation entre en jeu.
Qu’est-ce qu’un circuit de validation ?
Le circuit de validation est un processus permettant aux entreprises de structurer et d’automatiser les demandes et les validations internes ou externes pour une prise de décision efficace et sécurisée.
On peut également l’appeler workflow de validation ou cycle de validation, car il implique plusieurs personnes qui ont la charge d’approuver ou de rejeter les demandes qui vont transiter dans un processus. C’est un élément central pour s’assurer du consentement de chaque partie et surtout des bonnes personnes.
Il permet de savoir si les bonnes personnes ont été intégrées au processus de validation et qu’elles reçoivent toutes les informations nécessaires pour une prise de décision réfléchie.
Le but est d’améliorer la productivité de l’entreprise en ayant une vision claire sur les étapes de validation.
Quels sont les bénéfices d’un circuit de validation ?
- Des délais raccourcis : les processus automatisés permettent d’accélérer les approbations et de réduire les délais de traitement de l’information.
- Processus clair et connu de tous : l’attribution des ressources s’effectue de manière structurée et automatisée. Les utilisateurs ne vont plus directement voir le service achat ou le service IT pour faire leurs demandes.
- Toutes les informations sont disponibles : toutes les informations sur l’utilisateur, le manager et la ressource demandée sont connues de votre solution d’IAM, la prise de décision pour les valideurs est simplifiée et la création de la ressource se fait en un clic.
- Permet d’avoir une bonne traçabilité : on sait qui demande, qui valide, qui crée la ressource et pour quel utilisateur.
- Une amélioration de la sécurité : en fournissant un cadre structuré pour les approbations, le risque d’erreur est minimisé.
- Suivi de demande : Le manager a une vision claire, il sait si la demande est validée, refusé ou en cours de validation.
Comment mettre un circuit de validation en place pour votre activité ?
Pour mettre en place un circuit de validation efficace, il faut un outil spécialisé tel que les outils d'IAM (Identity and Access Management). Ces outils sont recommandés car ils sont conçus pour gérer les cycle de vie des identités et des accès dans une entreprise. Les workflows sont configurés dans les outils IAM en utilisant des règles de validation définies par l'entreprise.
Voyons les 6 étapes pour créer le workflow de validation :
1. Groupe de valideurs
La première étape concerne la création des groupes de valideurs. Réalisez une réunion avec les personnes des finances, les RH, la direction ou encore le service IT afin de déterminer combien de groupes de valideurs sont nécessaires. Les groupes de valideurs doivent être composés des personnes pertinentes, pas besoin de mettre tout un service dans ces groupes.
Les groupes de valideurs sont habilités à valider ou non les demandes qu’ils reçoivent de la part des managers.
Supposons qu’un groupe de valideur pour les ressources financières ait été mis en place, il est composé de plusieurs personnes du service financier qui devront s’occuper des demandes qui concernent l’aspect financier.
2. Nombre minimum de valideurs
Une fois les groupes de valideurs décidés, vous devez choisir combien de validations sont nécessaires pour une ressource. En toute logique, si la ressource est très complexe et permet de donner des accès précis et sensible aux données de l’entreprise, alors, il vous faudra mettre un nombre minimum de validation élevée pour assurer la sécurité.
En revanche, si un collaborateur souhaite juste avoir accès à une ressource lui permettant de communiquer avec ses équipes, alors le nombre minimum de validation sera moins élevé.
3. Circuit de validation
L’étape suivante consiste en la création des circuits de validations. C’est à ce moment-là que vous décidez quels sont les groupes de valideurs qui devront valider les demandes de ressource. Selon la pertinence de la ressource, un ou plusieurs groupes de valideur peuvent être nécessaires pour accepter la demande. Avec ces circuits, on peut assigner chaque ressource au groupe de valideur approprié, réduisant ainsi les risques d'erreurs potentielles.
4. Ressources éligibles
C’est à vous de définir quelles sont les ressources qui peuvent être demandées par les managers en autonomie. Toutes les ressources ne doivent pas nécessairement y figurer. Les logiciels qui fournissent des informations stratégiques importantes pour l'entreprise ou qui sont réservés uniquement au CODIR ne devraient pas être accessibles pour les demandes des managers.
5. Lier vos circuits à vos ressources
Une fois le circuit de validation et les ressources éligibles mis en place, vous allez devoir les lier. Vous déciderez pour chaque ressource vers quel circuit de validation elle devra passer afin d’être validé ou non.
Par exemple, pour les ressources relevant de négociations de contrats, la demande passera dans le circuit de validation où se trouvent les groupes de validations financiers.
6. Définir les gestionnaires
Enfin, vous attribuez pour chaque ressource un ou des gestionnaires qui ont pour rôle de clôturer le workflow de validation en créant/affectant la ressource demandée. À cette étape ils enverront les identifiants aux utilisateurs.
Ils valideront la création de la ressource qui enverra un mail automatiquement au manager pour le prévenir de la fin du workflow.
Conclusion:
Le workflow automatique de validation doit être pris en compte pour votre activité afin de gagner en productivité. En adoptant ce processus, vous éliminez les retards et les longs délais de traitement. De plus, en fournissant un cadre structuré et centralisé, vous réduisez les risques d'erreurs humaines et vous garantissez une conformité optimale. C’est pourquoi un outil d'IAM doit être considéré, la solution que l'on propose avec Youzer répond aux problématique sur la gestion des habilitations. Vous pouvez voir par vous même comment fonctionne le workflow de validation via une démo.
