Le SDIS 40 en quelques chiffres :
- 400 pompiers professionnels
- 1600 pompiers volontaires
Les besoins du SDIS 40 :
- Flux important d’arrivées et de départ de pompiers volontaires
- Besoin d’autonomie pour les utilisateurs sur la gestion de leurs identifiants du fait des horaires décalés
Intégrer nos applications métier avec Youzer en un mois ? Impossible !
Philippe Arnould (DSI) et Romain Dejean (chef de projet IT) au sein du SDIS des Landes.
Quelle était la problématique de départ ?
Une difficulté d'organisation
Nous avions besoin d’optimiser le temps de travail des gens à la direction des services informatiques. Nous perdions du temps avec les arrivées et les départs. Avant Youzer, quand quelqu’un arrivait, on le savait 15 jours après et quand quelqu’un partait on le savait 5 ans après. De plus, il était toujours dans les bases de données.
Dans le même temps, pour le service qui accueillait le nouveau pompier, il était très frustrant de ne pouvoir rien fournir. Il fallait passer 10 coups de fils pour obtenir toutes les infos.
- Il nous fallait un outil pour automatiser les accès en ayant comme source notre SIRH qui sait qui arrive et qui part.
- Il fallait optimiser les ressources de la DSI et que les utilisateurs soient satisfaits de l’accès au système d’information.
- Nous avions besoin d’un outil qui fasse le lien avec le service RH.
Une grande fluctuation
Nous avons une base fixe (personnels administratifs et pompiers permanents) qui bouge très peu et nous avons 1600 pompiers volontaires dont les arrivées et les départs sont très fréquents. Nous avons environ 10 à 30 arrivées par mois. Pour le service informatique, c’est très chronophage et pire, nous avions une insatisfaction des personnes qui arrivent.
Une recherche de la satisfaction des utilisateurs
De plus, avec le RGPD on ne souhaitait plus prendre les emails personnels des recrues pour leur envoyer des éléments.
Certes, il y avait un durcissement dû à la sécurité et des droits des utilisateurs mais ce n’est pas ce qui nous motivait dans la recherche de solutions : on voulait satisfaire les utilisateurs quand il y avait des changements dans leur service.
Il y avait une grande frustration des nouveaux arrivants et une perte de temps de travail énorme dans les services.
Je n'ai toujours pas mon mail !
Un nouvel arrivant
Youzer va permettre d’évoluer vers leur dotation : logiciel de formation (en libre-service qui leur permet de gérer leur formation), accès à l’intranet. On travaille sur ces packages de ressources pour chaque profil d’utilisateur.
Comment le choix de la solution s'est-il fait ?
Nous avons commencé nos recherches sans trop savoir qu’il y avait un nom précis pour ce type genre de solution. Nous sommes tombés plusieurs fois sur le terme d’IAM (identity and access management) et nous avons compris que c’était bien de cela dont nous avions besoin.
Nous avons trouvé quelques solutions qui étaient très chères, lourdes et longues à déployer. Puis, nous avons découvert Youzer. C’était une solution française qui avait de belles promesses à un tarif très intéressant.
Nous avons douté très clairement de la faisabilité de notre demande, car Youzer nous promettait une mise en place en un mois seulement alors qu’ils n’avaient pas le connecteur de notre solution RH (Cegid).
Je me suis dit ils vont se casser les dents, ils ne vont pas y arriver.
Philippe Arnould (DSI)
Les personnes dans notre équipe sont pointues et ont du répondant. Elles ont bien accroché avec leur interlocuteur de chez Youzer, alors nous avons tenté l’expérience avec Youzer et mis en place le connecteur souhaité.
Le lancement de Youzer au sein du SDIS des Landes
Ce qui était vraiment bien, c’était que le projet était concret, il y avait des choses qui avançaient et qu’on validait à chaque point d’étape.
Chez Youzer gens sont appliqués dans leur domaine, ils sont perspicaces et pointus avec un prix défiant toute concurrence. En quelques mois, ils ont montré qu’ils pouvaient développer très vite et qu’ils étaient extrêmement réactifs.
Il est vraiment agréable d’avoir des interlocuteurs hyper techniques : ça donne cette sensation d’avancer et d’avoir du répondant. Les conversations sont fluides.
Dans les grosses entreprises, on a affaire à des commerciaux qui vous disent tout est possible, toujours.
Là quand on vous dit c'est possible, c'est vraiment possible.
Philippe Arnould (DSI)
Nous avons mis en place notre trio de logiciels : AD, Exchange et Cegid. Cela nous a permis d’automatiser la création et la suspension des comptes.
Youzer au quotidien
4 personnes sont membres administrateurs sur notre instance Youzer mais une personne l’utilise vraiment au quotidien pour les créations et les suspensions de comptes. Parfois une autre personne travaille dessus pour la base de données RH.
L'interface est-elle facile à prendre en main ?
Elle est agréable à utiliser au quotidien, très intuitive. De plus, il y a un travail de communication sur les nouvelles fonctionnalités qui est appréciable. La plateforme évolue en fonction des demandes des différents clients, ce qui profite à tout le monde. Nous avons aussi un espace pour obtenir des réponses rapidement qui est réellement efficace.
Je pourrais facilement déléguer car une fois paramétré, l'utilisation est extrêmement fluide.
Romain Dejean (chef de projet IT)
Quelles sont vos fonctionnalités préférées et celles qui manquent ?
Ce qui nous plait, c'est la génération de packages pour la création des comptes d’un nouvel arrivant. Celles qui manquaient, c’était un travail sur les tables de correspondance et vous l’avez implémenté ! Dès qu’on a des besoins, on vous les fait remonter et vous les mettez en place très souvent donc nous sommes vraiment satisfaits.
Qu'est-ce que vous avez pu améliorer au sein du SDIS avec notre solution ?
Nous traitions 20 utilisateurs en arrivée en 2h30, aujourd’hui, en 1h, c'est fini. On réduit de plus de moitié nos actions de création de comptes.
Il y a une rigueur dans la création des utilisateurs et nous n’avons plus d’erreur. Cela se répercute aussi dans la gestion de notre base de données utilisateurs.
Nous n’avons plus d’unités actives avec des utilisateurs partis. Tous les mois, le nettoyage est facile et rapide, « on a fait le ménage, c’est très bénéfique ».
On ne peut pas vraiment quantifier le temps gagné sur une année car dans les services qui reçoivent les nouvelles recrues, le temps gagné à être opérationnel est inestimable.
Nous avons gagné sur un autre point, celui des licences. Nous avons des packages de licences pour 2000 utilisateurs. Aujourd’hui, nous ne sommes plus débordés avec des problèmes de licences en ‘trop’ pour des utilisateurs partis. Nous avons presque le bon nombre de licences affectées.
Nous avons aussi mis en place l’envoi des identifiants par SMS, cela nous fait gagner un temps fou au lieu d’envoyer des courriers.
Quelles sont les prochaines étapes avec Youzer ?
Les recrues n’ont pas besoin de beaucoup de logiciels, comme ce sont des pompiers volontaires, ce qui est important, c'est surtout d’avoir un email. L’unité AD leur permettra de se connecter aux logiciels métier par la suite et d’avoir un mail.
- Youzer va permettre d’évoluer vers leur dotation : logiciel de formation (en libre-service) et l’accès à l’intranet. On travaille sur ces packages. Nous développerons ensuite de nouveaux connecteurs.
- Nous faisons aussi un travail sur le profil utilisateur. Youzer va permettre de faire des profils automatiquement et de les appliquer au métier.
- Nous mettons en place la réinitialisation des mots de passe car cela permettra une très grande autonomie de la part de pompiers volontaires qui se connectent principalement le soir. Ce sera aussi un gain de temps au sein de l’informatique. Cela va augmenter la satisfaction chez les utilisateurs.
Recommanderiez-vous Youzer ?
Dans les collectivités territoriales, la gestion des identités est un vrai problème. Youzer évolue vraiment bien et très vite, avec un coût défiant toute concurrence et une réponse aux attentes immédiate. Le travail qui a été fait pour le SDIS 40 est valable pour beaucoup d’entités pour lesquelles la configuration est similaire.
