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Les « checklists » utilisateur

Des checklists, nous en avons sous les yeux presque tous les jours. Que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, elles nous accompagnent dans l’organisation de nos journées et dans la fixation de nos objectifs quotidiens. Mais quand il s’agit d’IT, on est souvent plusieurs à gérer ces checklists, et ça complique tout !

La (non) coordination des services

C’est bien connu, la communication entre les différents services d’une entreprise est complexe. Entre la perte d’information, les non-dits et la mauvaise compréhension des données, il est courant que des actions ne soient pas effectuées correctement, pas réalisées du tout ou même réalisées en double…

C’est cette complexité dans la communication qui est en cause dans le traitement approximatif du onboarding et du offboarding aujourd’hui. Des collaborateurs arrivent dans l’entreprise sans que le service IT ne leurs aient attribué de comptes ou même parfois sans que le manager ait été informé de l’arrivée d’un nouveau membre dans son équipe. On assiste alors généralement à la création hasardeuse et précipitée des outils logiciels et donc à des problèmes de sécurité sur le long terme (manque de traçabilité des comptes notamment).

Pour ne rien arranger, les processus de onboarding et de offboarding des entreprises découlent souvent de stratégies d’image, pour lesquelles il y a des étapes bien précises à respecter mais qui ne sont pas toujours communiquées aux services IT, RH ou aux managers. C’est le résultat d’une organisation cloisonnée des process et notamment des checklists de gestion.

Création, attribution, automatisation

Pour parer à la gestion éclatée de ces processus, Youzer met en place ses checklists collaboratives.

Les services RH, IT, mais aussi les managers et administrateurs peuvent créer des templates de checklists en fonction de l’objectif (« arrivée d’un nouveau collaborateur », « départ d’un collaborateur ») et les attribuer automatiquement à n’importe quel utilisateur de l’entreprise.

Chacun des membres va pouvoir suivre l’avancement des actions et donc agir en conséquence pour que l’ensemble des tâches soient finalisées le jour de l’arrivée ou du départ. Les checklists sont visibles en temps réel sur Youzer, de façon globale sur le Dashboard ou détaillée sur les fiches utilisateur. 

De la visibilité à l’organisation

En gagnant en visibilité sur la gestion humaine et logiciel entre les services, on gagne en transparence, en confiance et on améliore la communication durablement.

Avec ce type de démarche, on participe grandement à la sécurisation des données et à l’image même de l’entreprise. Bien accueillir, bien organiser un départ, cela demande des capacités d’organisation croissante (explosion du nombre de logiciels SaaS par employé, exigences en terme qualité de vie dans l’entreprise, etc) et prendre en considération ces points très tôt, c’est s’assurer d’une organisation gagnante.

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