Vous en avez marre d’accumuler les tickets, les post-it ou de recevoir les demandes de logiciels en coup de vent à la machine à café ?
Vous avez besoin d’un processus de validation pour les demandes de ressources informatiques dans votre entreprise.
Avec un système de traitement des demandes au service informatique et de processus de validation, plus de risque d’oublis et de perte de temps à faire des allers/retours entre les collaborateurs.
Le processus manuel des demandes de ressources
Il y a généralement dans les entreprises un processus d’onboarding mais il existe des demandes hors de ce processus et ce sont elles qui posent problème.
En effet, pour ces demandes :
- Le collaborateur doit avoir l’aval de son manager
- Le manager doit faire une demande au service informatique,
- Le service achat doit vérifier les contrats avec l’éditeur ou le fournisseur
- Le service informatique doit faire de nombreux allers/retours avec le manager, le collaborateur, le service achat pour collecter les informations, les validations et créer le compte.
Lors du processus manuel, il y a trois inconvénients majeurs : le manque de traçabilité, les délais de réponses trop long et “la mise en péril” de la sécurité.
En effet, le collaborateur n’a pas de suivi sur sa demande et le manager par manque de temps peut valider trop rapidement sans vérifier si les droits d’accès demandés correspondent à son niveau de responsabilité.
Mise en place d’un processus de demande de ressources
Premièrement, il faut mettre en place un processus de validation : le cycle de validation.
Il sera décidé en interne un processus officiel par lequel tout le monde passera, pour simplifier et structurer les demandes au sein de l’entreprise qui sera le workflow de validation.
Il faut décider ensuite qui seront les valideurs et les gestionnaires pour chaque ressource.
Après avoir établi et validé le workflow, il faut l’automatiser pour apporter des délais raccourcis aux demandes de ressources.
Vous souhaitez recevoir notre livre blanc sur la gestion des identités et des accès ?
L’automatisation du workflow de validation
Pour automatiser le workflow de validation, il est pertinent d’utiliser un outil d’IAM (Identity Access Management), c’est-à-dire un outil pour gérer vos utilisateurs, leurs comptes et les applications.
Chez Youzer, pour automatiser un workflow, il vous faut définir 6 paramètres :
- les groupes de valideurs
- le nombre de valideurs minimum
- votre circuit de validation
- les ressources éligibles au workflow
- vos circuits de validations pour chaque ressource
- des gestionnaires pour chaque ressource
Une fois le workflow paramétré, effectuer une demande est simple !
Le manager fait une demande de logiciels pour un de ses collaborateurs.
Les valideurs reçoivent un mail qui leur permet de valider ou non la demande.
Une fois validé, le gestionnaire (qui peut être le service IT) reçoit la demande de création de ressource.
En un clic, il crée le compte et l’utilisateur reçoit ses identifiants.
Le manager est informé que le compte est bien créé.
Conclusion
Avec notre fonctionnalité Self-service vous pouvez :
- Centraliser l’information
- Améliorer la traçabilité
- Faciliter le cycle de validation
- Réduire le temps de réponse
